Upadłość emailowa, reguła 2 minut i staroświecki budzik – czyli jak usprawnić swoje funkcjonowanie

Są tysiące poradników, serwisów i szkoleń, jak organizować swoją pracę, czas, priorytety. Wszystkie mają tę wielką wadę, że wymagają naprawdę duzo czasu, aby przez nie przejść, ocenić, wybrać i jeszcze wdrożyć odpowiednie praktyki. Pójdźmy więc na skróty – tylko 10 podpowiedzi i to stosunkowo prostych. Działają!

1. Reguła 2 minut

Jeśli zadanie można wykonać w mniej niż 2 minuty, nie zapisuj go ani nie umieszczaj w systemie, nie dyskutuj o nim, nie  pomyśl o tym… po prostu to zrób. Oczywiście, jeśli masz ważniejszą pilniejszą pracę w tym samym momencie, to ona ma pierwszeństwo. Ale często niepotrzebnie zwlekamy, kiedy można coś załatwić od ręki, kilka drobnych zadań i uzyskać pewien stopień kontroli nad zadaniami, nad czasem. Poświęć 30 minut na wykonanie 2-minutowych zadań, a będziesz zaskoczony efektami.

2. Ogarnij emaile

Za każdym razem, gdy otrzymujemy sygnał wskazujący nowy e-mail, komentarz lub powiadomienie o jakimkolwiek zaklęcie, nasze mózgi dostają dopaminę. Dopamina jest neuroprzekaźnikiem dla uczucia nagrody i przyjemności, i może uzależnić. Dlatego jest to takie łatwe ulegać jednak ciągłemu sprawdzaniu poczty. Zwalcz to poprzez ustalenie czasu na sprawdzanie e-maili.

Włączenie ścisłej zasady „tylko jednorazowego” odczytu e-maili zagwarantuje, że czytasz z większą uwagą i uwagą, i lepiej zachowujesz informacje niż gdy czytasz pobieżnie, a potem zapominasz. Zmniejszysz ryzyko zapomnienia ważnych wiadomości, i oczywiście oszczędzasz czas, nie czytając ponownie e-maili ani nie przewijając skrzynki odbiorczej.

Oddziel emaile do Ciebie od emaili CC i poinformuj o tym swoich współpracowników. Stwórz osobny folder z emailami – do wiadomości i sprawdzaj go kilka razy w tygodniu, podczas gdy folder do Ciebie – kilka razy dziennie. Upewnij się, że e-maile od szefa trafiają do twojej skrzynki odbiorczej, a nie do skrzynki odbiorczej DW.

Upadłość e-mailowa. Nie pozwól, aby psychiczny ciężar 1000 nieprzeczytanych e-maili przyprawił Cię o ból głowy. Śmiało, ogłoś bankructwo e-mailowe – już jesteś zadłużony.

Pomóż przyszłemu sobie w wyszukiwaniu rzeczy. Jeśli dostaniesz coś, co może ci się przydać później, prześlij to do siebie wraz z kilkoma słowami kluczowymi opisującymi jego zawartość.

Obsługuj e-maile w kolejności LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło).

Reaguj szybko. Bycie responsywnym tworzy pętlę pozytywnej komunikacji zwrotnej, dzięki której Twój zespół i współpracownicy będą bardziej skłonni włączać Cię w ważne dyskusje i decyzje. Te odpowiedzi mogą być dość krótkie, np. „rozumiem”. A kiedy masz pewność, że potrafisz szybko zareagować, możesz dokładnie powiedzieć współpracownikom, co oznacza brak odpowiedzi, np. „zrozumiałem i kontynuuj”. Bo inaczej brak odpowiedzi zinterpretują jako wiadomość: „Jestem przytłoczony i nie wiem, kiedy i czy dostanę się do Twojej sprawy, więc jeśli potrzebujesz mojej opinii, będziesz musiał jeszcze trochę poczekać. Poza tym nie lubię cię”. To fajna sugestia Erica Schmidta, b. wiceprezesa Google.

Podczas pisania e-maila liczy się każde słowo, a bezużyteczna proza ​​nie.  Jeśli opisujesz problem, zdefiniuj go jasno.  Większość e-maili jest pełna rzeczy, które można pominąć.

3. Poskrom rozpraszacze

Telefony sprawdzamy od 150 do 221 razy dziennie. Posiadanie telefonu w zasięgu wzroku, nawet bez dotykanie go zmniejsza koncentrację. Odłóż go daleko, jeśli musisz się skupić.

Jedno kliknięcie fotki na Facebooku szybko eskaluje do 20. Przejmij kontrolę, nie pozwól mediom społecznościowym kontrolować Ciebie. Zaplanuj „czas w mediach społecznościowych” w swoim kalendarzu,  np. 15 minut dwa razy dziennie albo inaczej, ale zaplanuj.

Wycisz alerty, wstrzymaj je, przejdź do trybu samolotowego. Przechodzenie do trybu pełnoekranowego, to szybki i skuteczny sposób wyciszania alertów. Innym sposobem jest zmiana statusu na „Nie przeszkadzać” na różnych platformach komunikacyjnych.

4. Lista rzeczy do zrobienia

Lista rzeczy do zrobienia to podstawa. Nie są one kompletnym rozwiązaniem do zarządzania czasem, ale są one niezbędne. W typowym dniu pędzimy od spotkania do e-maila, od rozmowy w biurze do telekonferencji, zbierając po drodze niezliczone zadania. Musimy gdzieś zapisać te zadania, inaczej połowę zapomnimy, na pewno, nawet jeśli w danym momencie wydaje się, że nie. Następnymi krokami jest nadanie im priorytetów, a następnie zaplanowanie ich wykonania. Ale zaczyna się od listy rzeczy do zrobienia.

5. Jednozadaniowość

Rób jedną rzecz na raz. NIE wykonuj wielu zadań jednocześnie, bo na żadnym nie skupisz się dostatecznie,  a przełączanie się wiele razy tam i z powrotem zmniejszy zdolności Twojego umysłu i wydłuży czas wykonania każdego z nich. To jest bardzo trudno osiągnąć. Nawet jeśli minimalizujesz rozproszenia uwagi przez urządzenia czy emaile itp., wciąż są Twoi współpracownicy, koledzy, którzy mogą podejść do Ciebie z jakąś sprawą. I nawet jeśli możesz się od nich odizolować, nadal istnieją kłębiące się myśli w głowie! Piszesz raport, ale Twój mózg ciągle Ci przypomina o tym zadaniu, które Twój szef dał ci przed lunchem, i to właśnie uruchomiło serię przemyślenia na temat Twojej wystąpienia konferencyjnego.

6. Reguła 8020

Znana również jako zasada Pareto, reguła ta mówi, że we wszystkich rodzajach działań i kontekstów, 80% wyników pochodzi z 20% przyczyn – np. 80% sprzedaży pochodzą od 20% klientów. Więc skup się na 20% zadań i działań, które zapewnią ci 80% wyniki, a doładujesz swoją efektywność przy mniejszym wysiłku, minimalizując czas stracony na mało wnoszące czynności.

7. Po prostu zacznij

Nie siedź i nie czekaj, aż przytrafią Ci się wspaniałe rzeczy! Rozpoczęcie zadania może być najbardziej zniechęcająca jego częścią, więc zwlekasz i zamartwiasz się co może pójść źle. Sekretem rozpoczęcia pracy jest upewnienie się, że duże, przytłaczające zadania zostały podzielone na mniejsze, łatwiejsze do wykonania kawałki, a następnie zabrać się do pracy nad pierwszym.

8. 10 000 godzin

Malcolm Gladwell spopularyzował ideę, że potrzeba 10 000 godzin praktyki, aby opanować każdą umiejętność. Kierowanie się tą zasadą powinno pozwolić na wyeliminowanie działań, które nie chcesz poświęcić tyle czasu. Myślisz, że chcesz nauczyć się grać banjo? Chcesz ćwiczyć przez 10 000 godzin, zanim będziesz dobry? Jeśli nie, odpuść sobie i przejdź do swoich głównych priorytetów.

9. Pij wodę

Nawadnia Twoje ciało i napędza twój umysł. Tak proste, a jednak wielu z nas tego nie robi. Dobre nawodnienie poprawia koncentrację, poziom energii i sen. Celuj w 8 filiżanek dziennie.

10. Staroświecki budzik

Ostatnią rzeczą, którą chcesz zrobić zaraz po przebudzeniu, jest odruchowe przewijanie smartfonu. Ale ryzykujesz, że to zrobisz, jeśli stosujesz go również jako budzika. Zamiast tego spróbuj używać oldschoolowego budzika, który ma tylko jedna funkcję – obudzić Cię.

Opracowanie Iwona D. Bartczak