Purchase to Pay – współpraca działu zakupów i księgowości daje efekty!

Jednym z obszarów, w których zastosowanie technologii przynosi wymierne korzyści jest proces Purchase to Pay, w skrócie zwany P2P.
Jak skutecznie usprawnić procesy zakupów, dostaw, fakturowania i płatności w firmie? Automatyzacja części procesów, wypracowanie standardów poszczególnych zadań, przyspieszenie akceptacji dokumentów – te elementy pozwalają osiągnąć największe korzyści dla organizacji. 

Za mało współpracy 

 

Często obserwowanym zjawiskiem jest brak wspólnego celu, interesów oraz wizji przy próbie wdrożenia systemów wspomagających pracę działów zakupów i księgowości. Nierzadko na linii tych dwóch podmiotów dochodzi wręcz do konfliktu interesów czy wzajemnego niezrozumienia.

Z punktu widzenia całej organizacji taka sytuacja nie powinna mieć miejsca. 

Żeby osiągnąć naprawdę wymierne korzyści dla firmy, potrzebne jest usprawnienie całego procesu transakcyjnego. Do tego niezbędna jest platforma, która pokrywa i automatyzuje proces P2P. Dzięki takiemu rozwiązaniu sprawnie przechodzimy przez wszystkie etapy od wystąpienia potrzeby zakupu przez przyjęcie faktury, aż do rozliczenia.

By było to w pełni możliwe, potrzeba zaangażowania oraz współpracy działu księgowości z pozostałymi działami uczestniczącymi w procesie.

Największym beneficjentem procesu P2P jest naturalnie dział księgowości. To tutaj dokonuje się automatyzacja działań i tu generowane są oszczędności operacyjne. Jednak, aby sprawnie przeprowadzić cały proces, księgowość współpracuje z innymi jednostkami organizacyjnymi, które są odpowiedzialne za poszczególne etapy procesu. To często klienci wewnętrzni, działy kontrolingu, finansów i zakupów.

Dzięki skutecznej współpracy między poszczególnymi podmiotami szybciej wdrażane są procedury zakupowe. To podnosi efektywność kontroli planowanych wydatków i znacznie upraszcza procesy akceptacji. Poza tym dokładność prognoz w obszarze rezerw finansowych ulega znacznemu poprawieniu. A co dokładnie możemy osiągnąć dzięki efektywnemu wykorzystaniu potencjału procesu P2P w poszczególnych działach?

Wypracowanie standardu czyni cuda

To dość trywialne stwierdzenie, ale w procesie P2P ma kluczowe znaczenie. Wszystkie czynności przebiegają sprawnie, gdy mamy wypracowany standard działania dla organizacji na każdym etapie procesu zakupowego. Warto o tym pamiętać, gdy chcemy usprawnić w organizacji P2P. Wypracowanie takiego standardu to również zadanie, w którym niezbędna jest ścisła współpraca wszystkich zaangażowanych w proces działów.

Po wypracowaniu standardu można wdrożyć skuteczną strategię automatycznego dopasowania, uzgadniania faktur z zamówieniami oraz potwierdzeniami odbioru. W ten sposób skutecznie automatyzujemy proces dekretacji i akceptacji faktury.

Poza tym dzięki sprawnie działającemu P2P dział księgowości szybciej zamyka okresy rozliczeniowe i unika opóźnień w płatnościach, co znacznie poprawia pozycję negocjacyjną działu zakupów.

W sprawnie działającym procesie P2P zakup powinien być dekretowany jak najwcześniej i zatwierdzony raz, nie wykluczając oczywiście akceptacji wieloetapowej. Dzięki temu, po otrzymaniu faktury, możliwe jest jej automatycznie zadekretowanie oraz akceptacja. W ten sposób znacząco zyskujemy na czasie. Całość tego elementu procesu jest zautomatyzowana, a co za tym idzie – przebiega bardzo sprawnie, nie powodując zbędnego powielania tych samych czynności.

W procesie Purchase to Pay rola działu zakupów jest ściśle określona. Specjaliści skupiają się w nim na sourcingu, konstruowaniu umów, katalogów oraz opracowywaniu działań strategicznych. Dodatkowo, jeśli taka potrzeba, merytorycznie opiniują zapotrzebowania. Wszystko w imię sprawnie dokonywanych zamówień i realizacji zakupów.   W proces zbierania informacji podczas dokonywania zamówień mocno angażujemy również dział księgowości. Pamiętajmy, że to faktura jest księgowana. Im lepiej poinformowany jest dział księgowości, tym sprawniej przebiegają wszystkie procesy, a wdrożenie automatyzacji zaczyna przynosić wymierne korzyści.

Autoryzacja zakupu

By ścieżka autoryzacji dokonywanego zakupu przebiegała równie sprawnie, należy zadbać, by była tożsama ze ścieżką autoryzacji faktury. Różnica polega na tym, że w procesie autoryzacji zakupu potrzebujemy dodatkowo osoby merytorycznie oceniającej zgłoszoną potrzebę. Dzięki standardom i większej automatyzacji oszczędzamy czas oraz przyspieszamy następujące po zakupie procesy: dostawę, fakturowanie i płatność.

 

Podsumowanie 

Do osiągnięcia idealnego stanu, potrzeba ścisłej współpracy księgowości, działów zakupów oraz kontrolingu. Recepta na sprawnie działający proces Purchase to Pay tkwi w dobrze opracowanym standardzie i doskonałej wewnętrznej współpracy.

Szczególne korzyści widoczne są w dziale księgowości, gdzie oszczędza się czas, pozwala zredukować koszty obsługi rozliczeń i unikać opóźnień w płatnościach. Usprawnienia w tym obszarze dają też wymierne korzyści innym uczestnikom procesu.

Dział zakupów otrzymuje lepszą kontrolę nad procesem zaciągania zobowiązań, może skupić się na celach strategicznych dla organizacji, poprawia relację z dostawcami. Dział kontrolingu natomiast otrzymuje kompletną ścieżkę audytu.

 Mikołaj Szałkowski, Marketplanet, starszy ekspert  procesów Accounts Payable / Purchase to Pay.

 Więcej artykułów na ten temat https://pi.marketplanet.pl/finanse/

_________________________________________

Od redakcji: Zapraszamy na spotkanie w Poznaniu 15.10 . Rejestracja

Usprawnianie i automatyzacja w zarządzaniu zobowiązaniami dla poprawy płynności finansowej. Poznań