Wystawianie faktur w imieniu dostawcy

Self-billing, zwany też self-invoicing czy samofakturowaniem to proces, w którym to nabywca (kupujący) wystawia fakturę w imieniu swojego dostawcy (sprzedającego). Ta specyficzna metoda rozliczeń z kontrahentami znajduje zastosowanie np. w przypadku stałej i długofalowej współpracy z wybranymi kontrahentami.

Wdraża się go w celu zmniejszenie kosztów obsługi i rozliczania dokumentów zakupowych w obszarze opłat stałych realizowanych cyklicznie (np. na najem powierzchni handlowych i technicznych). Takie rozwiązanie pozwala zminimalizować liczbę dokumentów papierowych, zredukować czynności manualne i skrócić czas realizacji procesu P2P (zamówienie – sprzedaż – fakturowanie – płatność). Dodatkowo minimaluje się ryzyko błędów w procesie generowania i rejestracji dokumentów, co zarówno dla strony kupującej, jak i sprzedającej, przekłada się na sprawną realizację kolejnych etapów procesu przetwarzania i uzgadniania rozliczeń.

Sprawdza się również w przypadku występowania problemów z terminowym wystawianiem i otrzymywaniem dokumentów od sprzedawcy, a więc wtedy, kiedy między kontrahentami wymieniane są duże wolumeny zamówień i faktur, wymagające pracochłonnego monitorowania i uzgadniania.

Dzięki wdrożeniu procesu self-invoicing kupujący, na mocy podpisanej z dostawcą umowy, może w jego imieniu wystawiać faktury, zgodnie z przyjętymi okresami rozliczeniowymi, według uzgodnionych przez obie strony zasad.

W zależności od przyjętego scenariusza procesu, istnieją dwa modele obsługi faktur:

• faktury są wystawiane przez nabywcę, akceptowane i przesyłane samoczynnie do jego systemu finansowo-księgowego oraz do dostawcy,
• faktury są wystawiane przez nabywcę, jednak przed przekazanie do systemu finansowo-księgowego wymagają akceptacji przez dostawcę (sprzedającego).

Marketplanet dostarcza w ramach narzędzi AP Automation  gotowe rozwiązania do obsługi procesu self-billing. Dzięki możliwościom integracji z rozwiązaniami wspierającymi cały proces P2P, pozwalają one zautomatyzować nie tylko zarządzanie przepływem zamówień czy uzgadniania płatności, ale również sam proces pozyskania faktury i co ważne – zadbania o jakość informacji przekazywanej w ramach faktury.

Korzyści z wdrożenia procesu self-billing

Uruchomienie procesu self-invoicing przynosi korzyści zarówno sprzedającym, jak i kupującym. Wśród nich należy wymienić co najmniej:

• minimalizacja opóźnień w wystawianiu i dostarczaniu faktur, co ma wpływ na terminowość rozliczeń VAT,
• ograniczenie kosztów związanych z manualną pracą oraz długim i pracochłonnym procesem wymiany dokumentów,
• jednoznaczny do przewidzenia termin płatności, zgodny z podpisanymi kontraktami, co zwiększa możliwości planowania środków pieniężnych,
• minimalizacja błędów na fakturach przy jednoczesnym zachowaniu ze strony sprzedawcy kontroli nad treścią faktury,
• usprawnienie procesu uzgadniania faktur,
• pozytywny wpływ na zachowanie ciągłości współpracy i długofalowych relacji z kontrahentami,
• skrócenie czasu oczekiwania na płatność dla nabywcy (brak opóźnień wynikających z generowania faktur, ich przesyłania standardową metodą i automatycznego księgowania faktur),
• możliwość wyeliminowania lub zmniejszenia liczby wystawianych korekt lub duplikatów dokumentów.

Kiedy można korzystać z self-billing?

Możliwość wystawiania przez nabywcę faktur (ale również duplikatów i korekt) w imieniu swoich dostawców dotyczy przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy VAT. W przypadku wykonywania usług lub zakupów poza Polską (ale w UE) dodatkowo konieczne jest posiadanie VAT-UE.

Self-billing nie jest standardową sytuacją i zgodnie z art.106 ust.1 ustawy o VAT. Wdrożenie takiego procesu wymaga spełnienia kilku warunków:

• Strony uczestniczące w transakcji koniecznie powinny zawrzeć porozumienie, najlepiej w pisemnej formie.
• Strona dostawcy jasno określa w porozumieniu zgodę na wystawianie faktur i ich zatwierdzanie.
• Powinny zostać określone ramy czasowe w jakich będzie obowiązywało porozumienia.
• Faktura wystawiana w procesie „samofakturowania” musi zawierać takie same dane jak faktura wystawiana metodą tradycyjną.
• Dokument musi zawierać dopisek „samofakturowanie” w przypadku podatników krajowych i „self-billing” dla podatników krajów UE .
• Informacja dotycząca rodzaju usług/towarów których będzie dotyczyła faktura.
• Określenia sposobu i terminu dostarczania faktur.

Małgorzata Stankiewicz, ekspert Marketplanet. Więcej artykułów na ten temat https://pi.marketplanet.pl/finanse/

_________________________________________________________________________________

Od redakcji. Zapraszamy na warszawskie (choć online) spotkanie na temat usprawniania procesu zarządzania zobowiązananiami dla poprawy płynności finansowej 18.11 g. 15-17 . Rejestracja https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-18112020