Ze 100% nie da się zrobić 180%, czyli o wydajności ludzi
Dlaczego pracownicy nie wykonują swoich zadań w projektach, procesach? Dlaczego projekty, procesy nie są realizowane na czas i w zaplanowanym zakresie?
Pracownicy są zatrudniani do zadań w swoich działach, projektach i procesach, zgodnie ze swoimi kompetencjami, najczęściej na 8 godzin dziennie. W momencie zatrudnienia pracodawca przyjmuje, że obłożył pracownika zadaniami na 100% jego czasu, no, może na 90%, zakładając, że coś okaże się już, gdy pracownik zajmie stanowisko, wdroży się w swój zakres obowiązków. Pracownik wie co ma robić, kto, kiedy i za co będzie go oceniał, wie lub dowiaduje się jakie są oczekiwania i z czego będzie rozliczany. Od czego i kogo uzależnione będzie jego wynagrodzenie, efekty pracy.
Ale przecież w firmach ciągle są nowe projekty, zmieniają się procesy, a to zmiany, restrukturyzacje, modernizacje, a to reorganizacje, a to implementacje nowych reguł, przepisów itd. Pracownikom dorzuca się więc obowiązków, czynności, zadań. Do pewnego momentu nie protestują, dają radę, są ambitni i chcą się wykazać, bo obiecano im dodatkową gratyfikację finansową, albo awans.
Ale przyjmując za prawdę, że od początku byli obłożeni pracą na 90%, w końcu osiąga się ponad 100%, albo i 180% tamtego obłożenia, a nowe zadania są ciągle dorzucane. Oczywiście, da się sporo czasu zaoszczędzić stosując narzędzia lepsze metody zarządzania, wspomagając się narzędziami informatycznymi, automatyzacją, ale ich też kiedyś trzeba się nauczyć, no i na bieżąco obsługiwać, rozwijać, utrzymywać. Można poprawić organizację swojej pracy, ale o ile? 10% -20% ? Delegować? Raczej nie, bo i wszyscy mają za dużo pracy, a przeznaczając zbyt dużo czasu na udział w projektach, podważa się obciążenie podstawowymi obowiązkami i obciążenie stanowiska w procesach.
W efekcie pracownicy nie są w stanie zrobić wszystkiego, co im polecono, a już na pewno nie na czas i w odpowiedniej jakości. Więc stosują własną hierarchię, nikogo, a szczególnie przełożonych o niej nie informując:
- Po pierwsze, to co łatwo mi przychodzi.
- Po drugie, to za co dostanę potężną burę, gdy nie zrobię.
- Po trzecie, to z czego mnie rozliczają.
- Wszystko inne
I projekty lub mniej ważne procesy ciągną się wielokrotnie ponad założenia czasowe i kosztowe. Więc może lepiej przyjąć do wiadomości, że 100% to zasadniczo inna wartość niż 180%, również wtedy gdy dotyczy obłożenia pracownika zadaniami a pracownik to nie procesor którego można podkręcić i schłodzić, aby ciągle pracował na 150% normy. Zaraz przecież procesor też tyle ciągłego obciążenia takiego nie wytrzyma.
Bartosz Radziszewski