Wątpliwości wokół upgrade – kiedy decydować się na unowocześnienie systemów IT

Dzisiaj firmy przeglądają swoje budżety i plany rozwoju IT, aby wybrać te projekty, które będą kontynuowane, które będą zatrzymane, które zostaną przyspieszone. Jest wielka pokusa, aby myśleć tylko o ograniczeniu kosztów i inwestycji. To naturalne w sytuacji takiej niepewności, jak obecnie, ale też takie myślenie można potraktować jako ryzyko. Możemy opóźnić lub w ogóle zaniedbać wdrożenie narzędzie, które pozwolą firmie na przystosowanie się do nowych trendów konsumenckich, społecznych, gospodarczych, prawnych. A wówczas i oszczędności nam nie pomogą.

Jak zatem podejmować decyzje o priorytetach IT na 2021 rok? Rozpoczynamy cykl artykułów na ten temat. W kilku poniższych akapitach zajmiemy się upgrade’ami dużych systemów, np. ERP. Czy dzisiaj jest czas na powstrzymanie się od nich czy wręcz przeciwnie – powinniśmy je przyspieszyć?

To zagadnienia powinniśmy rozpatrywać na kilku poziomach:

– ile to będzie kosztowało, czy stać nas,

– czy scenariusze biznesowe przygotowane na rozwój wydarzeń w najbliższym czasie wymagają innych możliwości informatycznych niż te które mamy

– czy te same efekty możemy osiągnąć innymi środkami niż upgrade a po niższej cenie.

Przede wszystkim trzeba wyjść od tego, że stare systemy nie są złe tylko dlatego, że powstały w przeszłości. Doprawdy rzadko się zdarza, że starsza wersja ERP nie jest w stanie obsługiwać biznesu takim, jakim on jest teraz, mimo że minęło 5 czy 10 lat od wdrożenia, zwłaszcza jeśli ten i inne systemy cały czas były rozwijane, integrowane. Jeśli je wymieniać na wyższą wersję to po to, aby zrobić znaczący skok w przyszłość, w nowe możliwości biznesowe, a nie po to, aby obsługiwać to, co jest. Nie chodzi o to, aby odtworzyć wczorajszą funkcjonalność w nowocześniejszej formie, działającej prościej i szybciej, bardziej komfortowo dla użytkownika.

Oczywiście, nie można też popadać w przesadę w drugą stronę – wymieniać system dopiero wtedy, gdy stanie się awaryjny albo zaczyna brakować specjalistów do jego obsługi. Nie warto też czekać do ostatniej chwili, która wyznacza dostawca jako koniec obsługi danego rozwiązania. Wtedy bowiem będzie trudno o specjalistów, a łatwo o stres związany z biegnącym czasem.

Umiejętnie nadążać za technologią – w tym dokonywać upgrade’ów – to znaczy budować systemy, które umożliwiają większą szybkość i sprawność wprowadzania zmian w biznesie, eliminują przeszkody infrastrukturalne, hamujące zdolność firmy do tych zmian oraz – ostatecznie – wspomagają generowanie nowych przychodów.

To nie jest żadna nowość. 15 lat temu rekomendowano tę samą zasadę, tylko różnie było z realizacją. W stosunku do dzisiejszego czasu jest taka różnica, że dzisiaj ze względu na kryzys i dość zasadnicze zmiany w modelach biznesu i nasilenie walki konkurencyjnej (a więc również o rentowność), może nie być szansy na naprawienie błędnego wyboru.

Wydaje się, że najważniejszym obszarem, który powinien skłaniać firmy do zmiany lub upgrade systemów jest obszar danych: pozyskiwania, gromadzenia, przetwarzania, analizowania, raportowania. Tylko analiza danych – najlepiej w czasie rzeczywistym – pomoże nam dostrzec nowe zjawiska rynkowe, podjąć trafne decyzje i wdrożyć je w firmie. Czyli uczynić firmę wrażliwą na sygnały, elastyczną, zwrotną niemal na co dzień. Również analiza danych pozwoli nam odkryć więcej przypadków marnotrawstwa czy niepełnego wykorzystania zasobów i wyeliminować te wady.

Dane, ale nawet nie tyle ich ilość, co sprawniejszy dostęp do nich i większe możliwości ich przetwarzania, aby decyzje podejmować na czas, są dzisiaj kluczem do przetrwania i dalszego rozwoju biznesów. Na system IT, który to nam da, warto wydać nawet wielkie pieniądze, również na taki upgrade.

Jeśli z jakichś powodów upgrade naszego głównego systemy transakcyjnego nie da nam tych wartości, to nie warto na niego wydawać pieniędzy. To przecież nie jest mała inwestycja. Migracja to czasem zupełnie nowa implementacja platformy i bazy danych, która może wiązać się z zakłóceniami w działalności. Warto walczyć więc o dużą stawkę, a nie jedynie odpowiadać na presję dostawców. 

Przy realizacji każdego projektu warto pokusić się o zrobienie PoC’a, (z ang. Proof of Concept), aby sprawdzić czy system po upgrade lub całkiem nowy system rzeczywiście spełni nasze potrzeby. Aby to ocenić, wcale nie musimy robić pełnego wdrożenia. PoC daje szanse sprawdzenia na naszych danych i naszych procesach, jak działa nowe rozwiązanie i czy realizuje procesy w sposób oczekiwany.

Przykładowe argumenty za przyspieszeniem upgrade lub odłożeniem upgrade na przykładzie systemu SAP dostępne są  w blogu TUTAJ  . Zapraszam do dyskusji i  na spotkanie online na ten temat 12.11 g. 15-17 Rejestracja https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-12112020

 

Iwona D. Bartczak

ps. Ciekawa jestem, czy komuś coś mówi fotka ilustracyjna? Jak najbardziej ma związek z komputerami i informatyką 🙂