Uchodźcy a dane. Z życia wzięty przypadek zarządzania danymi.
W weekend miałem honor pomagania w jednym z podwarszawskim centrum dla obsługi uchodźców (hub relokacyjny) przy organizacji wyjazdu do Hiszpanii kilkusetosobowej grupy z Ukrainy. Wyjazd organizowała hiszpańska fundacja, która przygotowała wstępne listy osób do relokacji. Nasze zaangażowanie polegało na weryfikacji osób, danych, ich uzupełnieniu o niezbędne dodatkowe informacje z dokumentów, dopilnowania wydania właściwych opasek/identyfikatorów, dopisanie dodatkowych osób, przydziału do docelowej lokalizacji dla celów usprawnienia służbom granicznym, sanitarnym dalszej podróży do ośrodków w różnych lokalizacjach kraju docelowego. W zadanie to zaangażowanych było kilkanaście osób w kilku lokalizacjach/krajach. Zebrałem kilka obserwacji i wniosków z perspektywy zarządzania danymi.
Chmura i centralizacja danych. Z uwagi na rozproszenie przygotowań, dynamikę zmian w kwalifikacji osób, liczbach miejsc w samolotach i docelowych ośrodkach pobytu bez centralizacji tych danych w chmurze zadanie byłoby niewykonalne.
Dostęp do danych. Umiejscowienie plików w prywatnej chmurze fundacji spowodowało, że pracując na prywatnym sprzęcie i pod różnymi profilami systemowymi zderzyliśmy się z problemami braku dostępu i uprawnień. W sytuacjach ‘bojowych’ warto o wcześniej zadbać o przygotowanie zestandaryzowanych dostępów/uprawnień.
Infrastruktura. Poleganie na przeświadczeniu, że wifi w obecnych czasach jest wszędzie dostępne, jest ryzykowne i złudne. Podobnie z dostępem do drukarek. Awaria sieci w sytuacji dostępu tylko do drukarek sieciowych może znakomicie utrudnić nawet najprostszy proces, a szukanie dostępnych drukarek na lotnisku w nocy nie jest łatwe. Trzeba mieć plan zapasowy dostępu do ‘chmurowych’ danych i alternatywnych zasobów.
Standaryzacja formatów. Wyobraźcie sobie, że dokonujecie sprawdzenia, czy dana osoba jest na zakwalifikowanej liście, nie możecie jej znaleźć, widzicie przerażenie w oczach tej osoby, a okazuje się, że została wpisana pod nazwiskiem w oryginalnym zapisie (cyrylica) albo nazwisko zostało wpisane w polu imienia. Czy też chcecie wyselekcjonować małoletnie dzieci, by zapewnić im dodatkową opiekę a tu daty urodzin w różnych formatach tekstowych. Z uwagi na pracę grupową, standard zapisów np. dat urodzin, typów dokumentów i ich numerów, a nawet języka, trzeba wcześniej określić i wprowadzić obowiązkowe formaty.
Dane słownikowe/referencyjne. Nazwy docelowych miasteczek, np. Guissona, mają zapis nie zawsze, dla nas Polaków, oczywisty i łatwy do wpisania. Użycie zamkniętych i obowiązkowych listy słownikowych przy wprowadzaniu danych znakomicie usprawniałyby przydział do właściwego samolotu/autobusu. Można powiedzieć, że użycie danych referencyjnych jest kluczowe dla zapewnienia jakości danych.
Czyszczenie danych. Niezestandaryzowanie danych wymuszało bieżące ich poprawianie i porządkowanie. Warto wyznaczyć osoby/osobę, która nie będąc zaangażowana w bieżące wprowadzanie/uzupełnianie danych, będzie odpowiadała w tle za ich czyszczenie i standaryzacje do właściwych formatów.
Forma udostępnienia. Jednym z celów uporządkowanej ewidencji było przygotowanie / wydrukowanie plików dla służby granicznej/sanitarnej. A teraz wyobraźcie sobie wydrukowany na cz/b drukarce arkusz z danymi zaznaczonymi kolorami czerwony/zielony/pomarańczowy – a samolot czeka. Zawsze trzeba sprawdzić cel przygotowania danych i uwzględniać potrzeby różnych odbiorców.
Atrybuty danych i priorytety ich wypełniania. Nie wszystkie oczekiwane do przygotowania informacje miały ten sam priorytet i, w sytuacji upływającego czasu do odlotu samolotów, warto było zrezygnować z tych o mniejszym priorytecie. Z kolei, znakomicie usprawniłoby proces posiadanie informacji o typie dokumentu (paszport, id, dowód papierowy, akt urodzenia). Warto tym samym zawczasu zweryfikować z potrzebami zakres atrybutów danych i ich wagę.
Powyższe doświadczenia wskazują, że zarządzanie danymi jest ważne nie tylko w naszych firmach, ale może mieć istotne znaczenia nawet, w jakże dramatycznych, życiowych sytuacjach.
Ireneusz Chmielak
W pełnej wersji tego artykułu jest więcej informacji o tym przedsięwzięciu skierowanym do uchodźców TUTAJ