Proces zamknięcia miesiąca, kwartału, roku – charakterystyka i propozycje usprawnień

Dobrze zorganizowany i zarządzany proces trwa krótko, źle – długo i  przysparza wielu problemów. Zamykanie miesiąca w niektórych organizacjach zajmuje 3-5 dni roboczych. W Polsce wciąż są spółki, nawet duże, w których proces ten trwa dużo dłużej, dłużej niż powinien, a jego wyniki przez to nie mogą w pełni służyć do podejmowania decyzji zarządczych i operacyjnych. Ponadto pracownicy skoncentrowani na zadaniach wynikających z zamykania miesiąca nie pracują efektywnie, nie zajmują się w potrzebnym zakresie zadaniami ważnymi z punktu widzenia celów ich działów i organizacji.

W procesie zamknięcia miesiąca (lub innego okresu) kluczowa jest koordynacja prac w zespole oraz bieżące śledzenie zamknięcia ksiąg rachunkowych (zamknięcia miesiąca). Nadzór nad zamknięciem ksiąg ma przede wszystkim na celu zapewnienie, że na czas zostaną zakomunikowane wyniki finansowe oraz problemy i ryzyka związane z prowadzeniem ksiąg rachunkowych, a te po dyskusji z kompetentnymi osobami w firmie, zostaną odpowiednio ujęte w tych księgach.

Mnogość zagadnień, jak i dodatkowych obowiązków, które narzucają przede wszystkim przepisy podatkowe, powodują, że mogą pojawić się problemy z koordynacją kluczowych działań, a brak właściwej organizacji pracy może powodować, że z braku czasu będą świadomie lub nieświadomie pomijane kluczowe aspekty niezbędne dla prawidłowo funkcjonującego przedsiębiorstwa.

Ważnym aspektem, a często pomijanym aspektem, jest zaplanowanie konkretnych działań, które mogą się różnić w zależności od tego, jakich okresów dotyczą  (np. miesiąc/ kwartał/ rok). Często obserwujemy, że w trakcie zamknięcia ksiąg miesiąca z uwagi na brak czasu, zespoły księgowe idą na niepotrzebne kompromisy, ewidencjonując jedynie niektóre elementy związane z zamknięciem ksiąg danego miesiąca, pozostawiając część prac na kolejny miesiąc. Efektem może być np. niewspółmierność przychodów i kosztów. Natomiast opóźnianie zamknięcia ksiąg miesiąca może powodować nikły walor zarządczy informacji pozyskanych na podstawie tak prowadzonych zapisów księgowych. O tym w jakich obszarach i w jakim zakresie możliwy jest kompromis, powinny decydować osoby zarządzające firmą.

Niestety archaiczność zamknięć ksiąg wynika głównie też stąd, że są one rozumiane jako konieczność wprowadzenia maksymalnej liczby dokumentów źródłowych. Tymczasem elementem każdego zamknięcia okresu powinno być wykonanie analiz, które wskazują na zniekształcenia lub nieprawidłowości. Ogromne znaczenie zyskują tu obecnie zaawansowane modele wyszukujące nietypowe relacje przyczynowo-skutkowe, głównie w kontekście zapobiegania ryzykom oszustw oraz systemy i narzędzia informatyczne umożliwiające zautomatyzowanie wielu czynności przygotowawczych i analitycznych czy kalkulacyjnych.

Dużym problemem pozostaje wciąż, że zamknięcia miesięczne – i inne – nie są powiązane dostatecznie z analizą kont bilansowych.

Tymczasem do zamknięcie miesiąca nie jest wymagana ewidencja wszystkich operacji i transakcji z okresu poprzedniego oraz ustalenie wyniku finansowego i podatkowego, w tym sprawdzenie i sporządzenie pozycji bilansowych i pozabilansowych oraz rozrachunków na podstawie wszystkich dokumentów, zważywszy, że i tak część z nich jest otrzymywana z dużym opóźnieniem lub po terminie. Część dokumentów albo nie jest nośnikiem istotnych informacji albo nie posiada waloru istotności dla wyników firmy czy generowania ryzyka. Zważywszy na to iż jest to aktualnie jeden z najbardziej rutynowych obowiązkowych procesów, jednak w niedalekiej przyszłości – od 1 lipca 2020 r.– zmieni się znacznie, ponieważ księgowi będą musieli w ramach procesu zamknięcia miesiąc korzystać z nowej formy prowadzenia ewidencji na potrzeby rozliczeń VAT, którą dopiero trzeba przygotować zgodnie z zapowiadanymi regulacjami JPK_VAT.

Co zrobić, aby zamknięcie miesiąca nie spędzało nam snu z powiek, zwłaszcza  w sytuacji wielu zmian prawnych i wprowadzania nowych obowiązków?  

Co zrobić, aby zamknięcie miesiąca nie spędzało nam snu z powiek, zwłaszcza  w sytuacji wielu zmian prawnych i wprowadzania nowych obowiązków?   Jakie są najczęstsze problemy w szybkim zamykaniu miesiąca?

1. Problem z zarządzaniem i koordynacja pracy dużej liczby osób zaangażowanych w proces zamknięcie miesiąca, nie tylko z działu księgowości, ale także innych jak controlling czy działy operacyjne.
2. Opóźnienia w spływie informacji, rozliczeń i dokumentów dotyczących zamykanego okresu
3. Duża ilość ręcznej pracy oraz koniecznych do wykonania żmudnych i szczegółowych kalkulacji w celu określenia poziomu kosztów i przychodów oraz rozliczenia.

Jakie są najczęstsze stosowane rozwiązania problemów zamykania miesiąca?

1. Zwiększenie ilości pracy przeznaczanej przez zaangażowane osoby na zamykanie miesiąca, kosztem innych zadań.
2. Rozciągnięcie okresu zamknięcia miesiąca do maksymalnych dopuszczalnych terminów.
3. Zatrudnienie dodatkowych osób do wykonywania czynności związanych z zamknięciem miesiąca.

Jakie są bariery tych najczęściej stosowanych rozwiązań?

1. Obowiązkowe terminy rozliczeń podatkowych, np. 20-ty dzień kolejnego miesiąca lub później.
2. Brak wyszkolonej i kompetentnej kadry.
3. Pojawianie się błędów spowodowanych przeciążeniem dużą ilością pracy do ostatniej chwili, w konsekwencji brakiem czasu na analizę jej rezultatu i weryfikację pod względem poprawności i jakości.

Jakie są inne możliwe do zastosowania rozwiązania?

Przepisy umożliwiają szybkie zamykanie ksiąg poprzez księgowanie rozliczeń bazujących na oszacowaniach i rezerwach oraz rozliczeniach międzyokresowych. A praktycznie każdy system finansowo-księgowy umożliwia ich księgowanie. Nie jest to jednak stosowane. Dlaczego? Odpowiedz jest dość prosta.

Sporządzenie poprawnej kalkulacji, pozwalającej prawidłowo wyliczyć wysokość rezerw i rozliczeń międzyokresowych, jest często dość żmudną pracą wymagającą wielu kalkulacji przeprowadzonych poza systemem finansowo-księgowym, często ręcznie lub półautomatycznie, korzystając z funkcji importu danych i makr w arkuszach kalkulacyjnych.

Innym problemem jest zwiększająca się komplikacja zastosowanych funkcji i danych w plikach arkuszy kalkulacyjnych oraz konieczność jednoczesnej pracy na nich wielu osób czy wiązania kilku lub kilkunastu źródeł danych i kilku lub kilkunastu arkuszy kalkulacyjnych, a nawet pracy wielu osób na wielu takich arkuszach. W pewnym momencie taki sposób pracy nie przynosi już oczekiwanych korzyści, gdyż sporządzenie kalkulacji zajmuje zbyt długo lub jest praktycznie niemożliwe do wykonania bez błędów, Bywa, że ograniczeniem staje się sam arkusz kalkulacyjny posiadający tak wiele danych.

Czemu firmy pozostają przy takich rozwiązaniach?

Przyzwyczajenia pracowników działów finansowych do pracy w arkuszach kalkulacyjnych oraz brak dobrych doświadczeń przy wdrażaniu nowoczesnych systemów informatycznych powodują wstrzemięźliwość we wdrażaniu kolejnych rozwiązań IT wspierających proces zamknięcia miesiąca.

Czy są rozwiązania bazujące na wiedzy pracowników i ich przyzwyczajeniach, a jednocześnie dające możliwość przyspieszenia, zoptymalizowania procesu i jego automatyzacji?

Tak. Obecnie na rynku jest kilka rozwiązań, które można zastosować i które mogą pomóc. Należą do nich systemy analityczne typu business intelligence BI, zbierające, przetwarzające i raportujące w sposób zautomatyzowany, jednocześnie dające możliwość dokonywania wielu przeliczeń w locie oraz modyfikacji wyników w oparciu o zmienne. Zastosowanie ich – wsparte przez systemy do zarządzania procesami biznesowymi typu Business Process Management Systems (BPMS) oraz roboty programowe typu robotic proces automation (RPA) – pozwala z jednej strony na odciążenie pracowników od konieczności zbierania i wymiany informacji oraz tworzenia raportów i kalkulacji, z drugiej strony na zarządzenie na bieżąco pracą ludzi i procesem. Wielu czynności powtarzalnych poza systemami i na styku z nimi może być wykonanych za pomocą robotów programowalnych bez zaangażowania ludzi. Wskutek czego pracownicy mają więcej czasu na wykonanie zadań, a menedżerowie na analizę wyników i jakości pracy.

Jakie są konsekwencje zastosowanie tych rozwiązań?

Po pierwsze trzeba przyjąć, iż część kosztów będzie stanowiło koszty uzyskania przychodu w kolejnym okresie, a tym samym może to spowodować zawyżenie wyników i  opóźnienie informacji o realnych kosztach. Można to jednak zniwelować w czasie dokonując analiz miesiąc po miesiącu i optymalizując algorytmy wyliczania rezerw i rozliczeń międzyokresowych tak, aby przesunięcie w czasie nie było istotne z punktu widzenia wyników.

Po drugie, jest silna presja ze strony cyfrowego fiskusa (więcej o tym na stronach cyfrowyfiskus.pl) podwyższająca poziom wymaganej dokładności oraz rozszerzająca zakres obowiązkowego raportowania. Osoby odpowiedzialne za raportowanie wyników obawiają się, iż w wyniku zastosowania tych rozwiązań pojawią się wyniki o odchyleniach, których nie będą mogli wytłumaczyć w przypadku kontroli skarbowej i udowodnić, iż różnice między wynikiem księgowym i podatkowym wyliczonym w ten sposób a wyliczonym przez fiskus są nieistotne. Ponadto jest możliwość dokładnego rozliczenia na koniec roku obrachunkowego.

Dla wielu księgowych przychodem i kosztem jest wciąż tylko zaksięgowana faktura. Boją się pojęcia „accrual” (doszacowanie, rezerwa), obawiają się odchylenia rzeczywistych kwot z faktur od accruali, a także tłumaczenia kolejnych różnic między wynikiem księgowym i podatkowym w przypadku kontroli skarbowej.

Często też po prostu boją się zmiany.  Zmiana dotyczy czegoś, co robili przez wiele lat, ich spółka w tym czasie nie upadła, więc po co ją wprowadzać. Jeśli jednak wykażemy odpowiednią determinację oraz przeszkolimy dział księgowy i biznes z nowoczesnego, szybkiego procesu zamykania, a także udowodnimy, jakie są z tego korzyści, wdrożenie procesu nie będzie trudne.

Jak odpowiedzieć na wymienione wątpliwości i ewentualne niekorzystne efekty?

1. Przeprowadzić analizę procesową, która wskaże, jak obecnie przebiega proces wraz z jego wizualizacją i opisem, gdzie są jego największe nieefektywności. Należy określić miejsca i czynności zbędne z punktu widzenia przeprowadzania szybkiego procesu zamknięcia miesiąca oraz wskazać miejsca i poziomy doszacowań i rezerw. W budowie algorytmów wyliczających korzystać ze wsparcia biegłego rewidenta i doradcy podatkowego.
2. Stworzyć nie tylko listę czynności wymaganych w procesie zamkniecie miesiąca, ale także określić ich kolejność, zależności, terminy, osoby za nie odpowiedzialne oraz jakie dane i informacje i dokumenty czy pliki są wymagane do ich wykonania. Określić ich źródła i miejsca oraz zasady ich przekazywania osobom wykonującym kolejne czynności.
3. Mając już mapę drogową i wiedzę jak poruszają się pracownicy obecnie, ustalić oczekiwania i nowe cele.

W kolejnych częściach opiszemy wraz z ekspertami poszczególne punkty dokładniej. Na spotkaniach KDF DIALOG, odbywających się w ramach programu Digital Finance Excellence, omawiamy je podając przykłady i dzieląc się doświadczeniami z realizacji wdrożeń podczas rozmów z ekspertami Partnerów programu.

 

Bartosz Radziszewski, Jarosław Stefaniak