Pracy mamy więcej, a czasu tyle samo: jak być bardziej produktywnym?

To wynika z niemal wszystkich raportów, jakie ostatnio przeglądam: w 2020 roku pracowaliśmy więcej niż w 2019 (oczywiście ci, którzy pracę zachowali). Działo się tak wszędzie w zachodnim świecie. W raporcie „The Anatomy of Work Index 2021” firmy Asana i UC Berkeley’s Haas School of Business policzono, że 87% respondentów pracuje prawie 2 godziny więcej każdego dnia.

Dlaczego? Akurat ten raport za przyczynę uważa ogromny wzrost czasochłonności nie tyle samej pracy, co jej koordynacji, a zakres koordynacji ogromnie wzrósł ze względu na rozproszenie zespołów i pracę zdalną ich części lub całości.

Narzędzia informatyczne implementowane w pośpiechu często zwiększają ten problem, bowiem jeszcze więcej czasu zajmuje przełączanie się między jeszcze większą liczbą aplikacji również po to, aby coś skoordynować, zorganizować, przekazać. Autorzy tego raportu uważają, że koordynacja pochłania teraz 60% dnia, a na sensowną najważniejszą pracę pozostaje jego mniejsza część.

To powoduje, że nie tylko jesteśmy przepracowani, ale rzeczywiście nie nadążamy z zadaniami.

Coś jednak można na to poradzić. Powoływałam się na raport m.in. Asany, to teraz przywołam słowa założyciela tej firmy, produkującej oprogramowanie pomagające w organizacji pracy. Bo akurat ten szewc w butach chodzi Powołał tę firmę, aby uporać się z swoimi problemami w tym zakresie.

W swoim blogu Justin Rosenstein pisze o sobie tak: „Od dawna mam obsesję na punkcie produktywności. Kiedy byłem menedżerem ds. inżynierii w Facebooku, zaprojektowałem wewnętrzne narzędzie zwiększające produktywność zespołu, którego nadal używają. W 2009 roku współzałożyłem Asanę, aby pomagać zespołom w firmach takich jak Uber, IDEO i TED w zwiększaniu produktywności i robieniu wspaniałych rzeczy razem. Po drodze nieustannie testowałem na sobie nowe sposoby zwiększania produktywności”.

Oto niektóre jego wskazówki

 

Zacznij od podstaw: Jaki jest nasz cel? Dlaczego chcemy to osiągnąć? Jakie są wszystkie kroki, aby to osiągnąć? Kto jest odpowiedzialny za każdy krok? W jakiej kolejności należy je wykonać?

  

Wyłącz „wielozadaniowość”. Zajmowanie się kilkoma sprawami na raz sprawia, że ​​ludzie czują się bardziej produktywni, ale badania pokazują, że to czyni ich mniej produktywnymi. Wytracają czas, energię i potencjał umysłowy na zapomnienie jednego zadanie i przypomnienie sobie poprzednio wykonywanego, a niedokończonego

Znajdź swój czas na flow. Jeśli dzień jest nieustannie przerywany spotkaniami, bardzo trudno jest wejść w flow, stan, w którym naprawdę człowiek naprawdę się skupia i zagłębia w złożone zadania.

Dodaj 2-3godzinne „spotkania” do swojego kalendarza, w których jesteś jedynym uczestnikiem. Współpracownicy ustalają harmonogram w tych niezakreślonych godzinach, a ty możesz nieprzerwanie wykonywać swoją pracę.

Jeśli możesz, poproś całą firmę, aby zgodziła się na dzień w tygodniu, w którym nie ma spotkań.

 

Śledź, które pory dnia są dla Ciebie najlepsze w przypadku różnych czynności. Wykonuj swoją najcięższą pracę w swoim „czasie Supermana”.

Opanuj swoje narzędzia informatyczne tak, aby Cię wspomagały, oszczędzały czas, a nie dodatkowo zajmowały, spowalniały, bo nie umiesz ich w pełni obsługiwać albo są niedostosowane do Twoich zadań.

Rób regularne przerwy. Zdrowy rozsądek podpowiada nam, że im więcej czasu spędzamy na pracy, tym więcej pracy wykonamy. Ale to po prostu nieprawda. Badania sugerują, że 15-minutowa przerwa co 90 minut jest dobrą praktyczną zasadą, aby osiągnąć więcej, robiąc mniej .

Nie odkładaj zadań, stawiając czoła dyskomfortowi. Ludzie na ogół nie zwlekają, bo są leniwi.  Zwlekają, ponieważ ich najważniejsze zadanie sprawia, że ​​czują się z nim jakoś niekomfortowo. Jeśli nie masz teraz energii, by stawić czoła strachowi przed nim, zrób przynajmniej drugą rzecz o najwyższym priorytecie na swojej liście, zamiast przełączać się na Facebooka

Ustal priorytety. Wiele braków produktywności wynika z braku ustalania priorytetów.

 

Nie wykonuj więcej pracy, dopóki kolejne kroki w zadaniu/procesie/projekcie nie będą dla Ciebie w 100% jasne i uzgodnione przez wszystkich członków Twojego zespołu.

Publicznie zobowiązuj się do dotrzymania terminu. Wykorzystaj presję wspólpracowników na swoją korzyść. Jeśli ważne zadanie nie ma naturalnego terminu, powiem ludziom z przekonaniem: „Wyślę Ci kopię do końca dnia w piątek”. Teraz nie chcesz wyglądać śmiesznie przed kolegami z drużyny, więc pewnie  do piątku będzie na nich gotowa.

Użyj oprogramowania do śledzenia swojej pracy, narzędzia innego niż emaile lub spotkania.

 

Poświęć trochę czasu na refleksję. Oszczędzaj tylko kilka minut pod koniec każdego dnia i zastanów się, co poszło dobrze, a co gorzej. Czy następnym razem możesz wprowadzić ulepszenia w swoim przepływie pracy? Gdybyś mógł każdego dnia uzyskać 1% większą wydajność, do końca roku byłbyś 15 razy bardziej produktywny.

Tyle podpowiada nam Justin Rosenstein. Wygląda na łatwe i proste, brzmi znajomo, niby wszyscy to wiemy. Ale zróbmy to!

 

Iwona D. Bartczak