Praca, praca zdalna i nowe rozporządzenia w kwestii bezpieczeństwa

Artykuł 207 § 2 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek ochrony zdrowia i życia pracowników poprzez zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy. 9.04 został wprowadzony obowiązek zasłaniania ust i nosa, wchodzi w życie po Świętach Wielkanocnych. Ta sytuacja rodzi nowe pytania również wśród zarządzających firmami.

Uczestnicy Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” mogą skorzystać z pomocy prawników z kancelarii współpracujących z KDF Dialog. W Business Dialog i w serwisie Klubu http://kdfdialog.org.pl publikujemy część rekomendacji, natomiast online organizujemy szkolenia. Najbliższe 17.04 g. 9-11 rejestracja  https://app.evenea.pl/event/kdfdialog-17042020/  (nowe reguły i obowiązki pracodawcy wobec pracowników)

1. Zgodnie z art. 3 ustawy dotyczącej zwalczania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi
   wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej
   stałego wykonywania (praca zdalna).
   Praca zdalna nie jest uregulowana w kodeksie pracy. Praca zdalna to nie telepraca, do której   stosuje się rozdział II b kodeksu pracy. Nie jest to także office home.
   W konsekwencji pojawia się wiele wątpliwości dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
   wypadków przy pracy, sprzętu i kosztów jego utrzymania oraz bezpieczeństwa danych.
   Dla uniknięcia problemów warto wprowadzić wewnętrzny regulamin wykonywania pracy zdalnej.
   Regulamin powinien określać m.in.:
   1. Jaka grupa pracowników może świadczyć pracę zdalnie
   2. Kto i w jakim trybie podejmuje decyzję dotyczące polecenia wykonywania pracy zdalnej
   3. Zasady potwierdzania obecności pracownika zdalnego
   4. Sposób przekazywani rezultatów wykonywanej pracy
   5. Zasady przekazywania informacji poufnych oraz ich przetwarzania
   6. Zasady dotyczące BHP (wypadek przy pracy, odszkodowanie, itd)
   7. Zasady dotyczące powierzenia sprzętu i pokrywania kosztów związanych z wykonywaniem
   pracy zdalnej (np. kosztów internetu czy wyposażenia stanowiska pracy)

 

Kilka podstawowych pytań i odpowiedzi:

1. Jeśli pracownik nie ma warunków lokalowych do zdalnej pracy, to czy pracodawca, który skierował go do takiego trybu ma obowiązek zapewnić mu taki lokal, wynająć wirtualne biuro lub zastępczy lokal? Czy w ogóle powinien się tym zajmować? Czy to będzie koszt?

• Zgodnie z art. 3 ustawy dotyczącej zwalczania COVID-19 pracodawca może polecić pracownikowi wykonywanie, przez czas oznaczony, pracy określonej w umowie o pracę, poza miejscem jej stałego wykonywania (praca zdalna). Praca zdalna nie jest uregulowana w kodeksie pracy. Praca zdalna to nie telepraca, do której stosuje się rozdział II b kodeksu pracy. Dlatego kwestie związane z wykonywaniem pracy zdalnej najlepiej określić w wewnętrznym regulaminie.
• Praca zdalna nie jest też tożsama z home office – oznacza to, że nie została ograniczona do pracy z domu. Może być wykonywana w innym miejscu niż dom pracownika. Przepisy prawa nie nakładają jednak na pracodawcę w tym zakresie żadnych szczególnych obowiązków. Na zasadach ogólnych pracodawca ponosi w stosunku do pracownika odpowiedzialność za: organizowanie pracy w sposób zapewniający pełne wykorzystanie czasu pracy jak również osiąganie przez pracowników, przy wykorzystaniu ich uzdolnień i kwalifikacji, wysokiej wydajności i należytej jakości pracy (art. 94 pkt 2 kp). Jednym z elementów tego obowiązku racjonalnego organizowania pracy jest obowiązek zabezpieczenia pracownikowi odpowiednich warunków dla wykonywania powierzonych mu obowiązków. Dlatego rekomendowanym jest aby pracodawca zorganizował pracownikowi miejsce pracy. Przemawia za tym także kwestia bezpieczeństwa danych, na których pracuje zdalny pracownik. Zapewnienie miejsca pracy nie jest równoznaczne z koniecznością zapewnienia pracownikowi lokalu do pracy, może polegać np. na pomocy w dostosowaniu warunków domowych do wykonywania prac zdalnej.   
• Koszty dostosowania miejsca pracy/sprzętu do wykonywania pracy zdalnej będą zaliczone w księgach rachunkowych do kosztów działalności operacyjnej. Będą to koszty, które umożliwiają normalne bieżące funkcjonowanie jednostki.
• Koszty mające na celu umożliwienie pracy zdalnej, nawet w sytuacji gdy nie będzie ona wykonana, w naszej ocenie, spełniają przesłanki do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodu jako koszty służące zabezpieczeniu źródła przychodu. Za takim podejściem przemawia w szczególności art. 3 ustawy dot. zwalczania COVID-19. Specyficzne regulacje podatkowe są aktualnie w trakcie opracowywania, m.in. we współpracy z Samorządem doradców podatkowych. 

2. Jeśli pracownik oddelegowany do pracy zdalnej, wykonuje ją w swoim prywatnym mieszkaniu, to czy pracodawca – lub państwo – powinien mu zapłacić za udostępnienie kawałka powierzchni i innych zasobów? Jak to powinno wyglądać formalnie? Czy to zależy od rodzaju umowy? Czy jest to już jakoś regulowane czy wymaga nadzwyczajnych rozporządzeń?

• Kwestia ta nie jest uregulowana w przepisach prawa pracy. Dlatego rekomendowane jest wydanie wewnętrznego regulaminu pracy zdalnej, w którym wszystkie te wątpliwości powinny zostać wyjaśnione. Z ogólnych zasad prawa pracy wynika, że pracodawca ma obowiązek zapewnić pracownikowi sprzęt do wykonywania pracy zdalnej. Z uwagi na charakter wykonywanej pracy zdalnej tj. poza zakładem pracy i najczęściej w domu pracownika strony stosunku pracy mogą się umówić, że pracownik będzie pracował na własnym sprzęcie, a pracodawca zwróci mu koszty poniesione z tego tytułu.
• Jeśli chodzi o dostęp do internetu, kwestie te mogą zostać uregulowane elastycznie. Jeśli pracownik wykorzystuje łącze internetowe dla celów prywatnych, a tylko okazjonalnie wykorzysta je w celach służbowych, gdy świadczy pracę zdalnie partycypacja pracodawcy w tych kosztach byłaby bezzasadna. Koszt ewentualnego rachunku mógłby wręcz zostać uznany za przychód po stronie pracownika.

3. Co z odpowiedzialnością pracodawcy za pracownika i z ubezpieczeniem osoby, która pracowała w biurze, a teraz pracuje w domu? A jeśli zdarzy się jakiś wypadek, powodujący uszczerbek na zdrowiu? Albo w ogóle pracownik nie ma w domu warunków do pracy, czy może żądać odszkodowania?

• Praca zdalna nie jest uregulowana w kodeksie pracy dlatego nie ma w jej przypadku żadnych wyłączeń w zakresie stosowania zasad BHP. Pracodawca ma zapewnić pracownikowi bezpieczne i higieniczne warunki pracy. Wykonywanie pracy zdalnej nie wyklucza wystąpienia wypadku przy pracy. Wręcz przeciwnie ryzyko takiego wypadku jest równie wysokie jak przy pracy w biurze.
• W razie zaistnienia takiego wypadku pracodawca jest obowiązany do wyjaśnienia jego przyczyn i okoliczności. I tutaj mogą pojawić się kłopoty. W przypadku pracy zdalnej często brak jest świadków zdarzenia, a pracodawca nie ma rzeczywistej i pełnej kontroli nad bezpiecznymi i higienicznymi warunkami pracy. Z uwagi na ograniczenia dowodowe pracodawca nie będzie mógł ustalić rzeczywistego przebiegu zdarzeni, w większości  przypadków będzie musiał się opierać na zeznaniach pracownika lub członków jego rodziny. Aby zapewnić sobie jak najszersze możliwości dowodowe pracodawca powinien już na etapie uzgadniania pracy zdalnej zapewnić sobie zgodę pracownika na ewentualne zbadania miejsca wypadku i zebranie dowodów- ocena miejsca wypadku będzie de facto oznaczała wizytę w domu pracownika.
• Odpowiedzialność pracodawcy za wypadek przy pracy jest ograniczona – zgodnie z ogólnymi zasadami – jedynie do sytuacji, w których istnieje powiązanie pomiędzy obowiązkami pracownika a wykonywaniem pracy w trybie zdalnym. Oczywiście pracodawca nie będzie odpowiedzialny jeśli do wypadku dojdzie w wyniku nieprzestrzegania przez pracownika zasad bhp.   

Informacje udzielone przez ekspertów kancelarii NGL Legal https://www.ngllegal.com/pl/ , współpracującej z Klubem Dyrektorów Finansowych “Dialog” .