Praca zdalna – jakie są nowe regulacje?

Epidemia Covid-19 była katalizatorem zmian legislacyjnych również w zakresie prawa pracy. Okazało się, że dotychczasowe regulacje [kodeks pracy został uchwalony w 1974 r.] w bardzo niewielkim stopniu przystają do rzeczywistości i wyzwań „covidowych”, z jakimi przyszło się mierzyć pracodawcom i pracownikom. Jednym z takich wyzwań była niewątpliwie organizacja pracy zdalnej, albo – z czasem (w miarę powrotu do biur) – pracy hybrydowej, łączącej elementy świadczenia pracy w miejscu pracy i home office.

Regulacje prawne dotyczące pracy zdalnej ewoluowały. Pierwszą redakcję art. 3 Tarczy Antykryzysowej a brzmienie aktualnie obowiązujące dzielą lata świetlne. Nie trudno oprzeć się wrażeniu, że ustawodawca próbował „domykać” przepis i regulować kwestie, które okazały się problematyczne. W pewnym sensie można powiedzieć, że doświadczenia pracodawców „napisały” przepis art. 3 Tarczy Antykryzysowej.

Praca zdalna pozostanie z nami na dłużej, zwłaszcza że trwają aktualnie prace nad wprowadzeniem tej instytucji do kodeksu pracy. Projekt opracowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej aktualnie jest konsultowany. Należy się spodziewać, że niebawem wkroczy w decydujący etap prac legislacyjnych. Poniżej główne założenia projektu.

Na polecenie pracodawcy, czy na wniosek pracownika?

Projekt nowelizacji kodeksu pracy przewiduje, że praca zdalna będzie mogła być wykonywana z inicjatywy pracodawcy, albo na wniosek pracownika. W sytuacjach nadzwyczajnych, takich jak np. wprowadzenie stanu nadzwyczajnego lub stanu epidemii, albo kiedy będzie to niezbędne dla zapewnienia pracownikowi bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, pracodawca będzie mógł wydać polecenie pracy zdalnej. W przypadku złożenia przez pracownika wniosku o wykonywanie pracy zdalnej, pracodawca nie będzie zobligowany do jego uwzględnienia. Będzie jednak musiał w formie pisemnej lub elektronicznej w nie później niż w terminie 3 dni roboczych od dnia złożenia wniosku przekazać pracownikowi informację na temat przyczyny odmowy uwzględnienia wniosku.

Praca zdalna dla każdego?

Projektowane przepisy utrzymują zasadę prowadzoną przez Tarczę Antykryzysową, że praca zdalna będzie mogła zostać powierzona tylko jeśli będzie to możliwe ze względu na organizację lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Projekt odchodzi natomiast (i słusznie) od wymogu posiadania przez pracownika umiejętności do wykonywania pracy zdalnej.

Praca zdalna – czy tylko w miejscu zamieszkania?

Utrzymana zostanie zasada, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu zamieszkania pracownika. Nowością będzie natomiast to, że pracownik będzie mógł wskazać inne miejsce wykonywania pracy zdalnej. Praca zdalna będzie zatem mogła być wykonywana z każdego miejsca, o ile pracodawca zostanie o tym poinformowany.   

Jak wprowadzić pracę zdalną?

Praca zdalna będzie mogła zostać wprowadzona zarówno na etapie nawiązywania stosunku pracy, jak w jego trakcie.

Wyzwaniem dla pracodawców będzie ustalenie zasad pracy zdalnej. W tym zakresie pracodawcy będą musieli dopełnić obowiązku konsultacyjnego z zakładowymi organizacjami związkowymi, albo z przedstawicielami pracowników. W pierwszym przypadku – będzie zawierane porozumienie dotyczące zasad pracy zdalnej, w drugim – będzie opracowywany regulamin. Pracodawca będzie również mógł samodzielnie opracować regulamin pracy zdalnej, jeśli nie zostanie osiągnięte porozumienie z zakładowymi organizacjami związkowymi. Projektowane przepisy są w tym zakresie bardzo kazuistyczne. Sens tych rozbudowanych regulacji podważa natomiast przepis, zgodnie z którym nawet w razie braku porozumienia lub regulaminu praca zdalna będzie dopuszczalna tak na polecenie pracodawcy, jak i na wniosek pracownika. W takim wypadku  pracodawca będzie określał zasady wykonywania pracy zdalnej albo w porozumieniu z pracownikiem, albo w poleceniu pracy zdalnej. Możliwe będzie więc ustalanie zasad pracy zdalnej ad hoc, co zniechęci niektórych pracodawców do konsultacji z przedstawicielami załogi.

Kto będzie ponosił koszty narzędzi do pracy zdalnej?

 Utrzymana zostanie zasada wprowadzona w art. 3 Tarczy Antykryzysowej, że dopuszczalne będzie używanie przez pracownika własnego sprzętu do pracy zdalnej. Natomiast projektowane przepisy wprost odnoszą się do ekwiwalentu w przypadku wykorzystywania przez pracownika wykonującego pracę zdalną materiałów i narzędzi stanowiących jego własność. Zasady ustalania tego ekwiwalentu powinny być określone w porozumieniu lub w regulaminie pracy zdalnej. Wysokość ekwiwalentu będzie określał pracodawca z porozumieniu z pracownikiem. Ciekawym rozwiązaniem jest  odniesienie się do udokumentowanych cen rynkowych sprzętu pracownika i norm zużycia materiałów i narzędzi. W efekcie mamy osobliwe połączenie przepisów prawa pracy i podatkowych. Przepisy ustawy o PIT przewidują zwolnienie od podatku dochodowego ekwiwalentów pieniężnych za używane przez pracowników przy wykonywaniu pracy narzędzia, materiały lub sprzęt, stanowiące własność pracownika. Niejako kodeks pracy domyka te regulacje, odnosząc się do cen rynkowych.

Kontrola w miejscu zamieszkania

Projekt przesądza dopuszczalność kontroli w miejscu wykonywania pracy zdalnej, w tym w miejscu zamieszkania pracownika. Kontrola będzie możliwa tylko w godzinach pracy oraz z poszanowaniem prywatności  pracownika wykonującego pracę zdalną i jego rodziny. Spodziewać się należy utrzymania dotychczasowej praktyki, zgodnie z którą przed rozpoczęciem pracy zdalnej pracownicy składają oświadczenia o wyrażeniu zgody na przeprowadzenie kontroli.

Co z BHP?

Zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków pracy, a przede wszystkim odpowiedzialność za ewentualne wypadki przy pracy z pewnością stanowiły jedno z wyzwań nowych regulacji. Projektowane przepisy nie przesądzają jednoznacznie tej kwestii. Z jednej strony przerzucają odpowiedzialność na pracownika, który ma składać oświadczenie, że stanowisko pracy zdalnej w miejscu wykonywania pracy zdalnej zapewnia bezpieczne i higieniczne warunki pracy, z drugiej strony odniesienie do wypadków przy pracy i obowiązków pracodawcy z tym związanych pozostaje.

 

dr Karolina Tobolska-Grela, radca prawny, Associate Partner  UHY ECA