Organizacja pracy osób odpowiedzialnych za konsolidację

Na jednym z warszawskich spotkań Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” w październiku rozmawialiśmy o usprawnianiu i automatyzacji procesu konsolidacji. Chodzi nie tylko o poprawność i wydajność procesu, ale też o to, aby konsolidacja służyła również celom zarządczym, aby dostarczała na czas i wiarygodne dane do podejmowania decyzji biznesowych. Z naszych doświadczeń wynika, że często przyczyną niesprawności tego procesu są wewnętrzne konflikty wynikające ze źle ustawionej hierarchii działów i stanowisk, z rywalizacji osób. Dość powszechna jest niechęć do wzięcia odpowiedzialności za dane. Częstym błędem jest to, że przełożonym osoby odpowiedzialnej za konsolidację jest główny księgowy. Doszliśmy do wniosku, że prosta zmiana organizacyjna czasem ma wielkie znaczenie dla całego procesu.

Naszą rozmowę wspomagali swoją wiedzą Natalia Kucharska i Adam Kucharski, z firmy Kucharscy Consulting

Jak ich zdaniem powinna wyglądać organizacja pracy osób odpowiedzialnych za konsolidację danych finansowych w ujęciu statutowym i zarządczym?

W małych Grupach Kapitałowych o lokalnym zasięgu biznesu liczne obowiązki w tym zakresie spoczywają zwyczajowo na Głównym Księgowym jednostki dominującej. Odpowiada on za nadzór nad księgowością, podatkami i sprawozdawczością na poziomie danych jednostkowych i – w naturalny sposób – przyjmuje na siebie zadania w zakresie konsolidacji danych finansowych na potrzeby sprawozdawczości zewnętrznej oraz wewnętrznej.

Wraz z rozszerzeniem zakresu działania i wzrostem ilości jednostek zależnych Grupy Kapitałowej pojawia potrzeba wsparcia Głównego Księgowego w wykonywaniu obowiązków dotyczących sprawozdawczości skonsolidowanej. Wymaga to właściwych działań organizacyjnych, które spowodują, że nastąpi podział odpowiedzialności za dane na poziomie jednostkowym i za dane skonsolidowane. Częsty błąd popełniany przez Grupy Kapitałowe na tym etapie rozwoju to utworzenie nowego stanowiska, np. Dyrektor / Manager ds. kontrolingu i wydzielenie tylko zadań z tego zakresu wraz z pozostawieniem skonsolidowanej sprawozdawczości statutowej bez zmian – pod dotychczasową opieką Głównego Księgowego jednostki dominującej. Taka decyzja zazwyczaj powoduje, że powstają dwa równouprawnione działy: księgowości i sprawozdawczości statutowej oraz kontrolingu, które podlegają pod Dyrektora Finansowego i realizują swoje zadania w sposób równoległy. Tym samym jednym z głównych zadań Dyrektora Finansowego staje się zapewnienie współpracy tych działów oraz spójności danych o dokonaniach Grupy Kapitałowej prezentowanych z pespektywy statutowej i zarządczej. Bywa też, że osoby odpowiedzialne za kontroling działają w strukturze jednostki dominującej i – w sposób naturalny – skupiają swoją uwagę na dokonaniach i planach tej jednostki, a nie całej Grupy Kapitałowej.

Co można zrobić, żeby „organizacja sama się broniła”, a zakres zadań i odpowiedzialności osób niejako „wymuszał” współpracę i troskę o zagadnienia zarówno statutowe, jak i zarządcze, a dostarczane dane były spójne?

Zdaniem ekspertów Kucharscy Consulting, najlepsze podejście organizacyjne z perspektywy Grupy Kapitałowej polega na wyraźnym podziale odpowiedzialności za dane jednostkowe i skonsolidowane. Można tego dokonać przez utworzenie Działu Sprawozdawczości Skonsolidowanej.

W tym scenariuszu Główny Księgowy jednostki dominującej nadzoruje ewidencję księgową, podatki i sprawozdawczość jednostkową. Taki sam zakres obowiązków dotyczy osób odpowiedzialnych za księgowość w poszczególnych jednostkach zależnych. Główni Księgowi wszystkich jednostek Grupy Kapitałowej na równych zasadach, zgodnie z ustalonym harmonogramem „raportują” do dyrektora Działu Sprawozdawczości Skonsolidowanej, co zapewnia terminowe dostarczenie jakościowych danych na potrzeby konsolidacji.

Działy Księgowości w poszczególnych jednostkach Grupy Kapitałowej odpowiadają za ewidencję danych na różnych poziomach z uwzględnieniem potrzeb podatkowych i sprawozdawczości wewnętrznej (zarządczej) i zewnętrznej (statutowej). Dział Sprawozdawczości Skonsolidowanej odpowiada za nadzór nad jakością i terminowością danych jednostkowych oraz ich konsolidację w podejściu statutowym i zarządczym.

_______________________________________

Najbliższe spotkanie na temat usprawniania i automatyzacji procesu konsolidacji 23.11 g. 9-11 online https://businessdialog.pl/wydarzenia/dfe-23112021