Kupmy sobie nowy system

Myśmy zaczęli tę serię artykułów – cykl „IT bez ściemy i zadęcia” – od kupowania: do ewentualnego zakupu był tzw. upgrade. Przypomnienie wątku rozbudowy posiadanego systemu jest dla mnie dobrą sposobnością do złożenia dwóch wyjaśnień. 

Otóż, nie planuję tu pisać o niuansach sprytnej organizacji procesu zakupowego. Jak pamiętacie, do hura-optymistycznej rozbudowy systemów miałem trochę rezerwy. Ale rozumiem, że czasem, ze względów formalnych, łatwiej jest kupić rozbudowę niż coś nowego, bo można zastosować uproszczone formy postępowania zakupowego. Mówiąc wprost, ominąć wymagania procedur zakupowych obowiązujących w organizacji. Albo i wymagania przepisów prawa. Czasem nawet do takiego uproszczonego zakupu upgrade udaje się „dokleić” coś, co oddzielnie wymagałoby pełnego przetargu. Tymi aspektami nie będę się tutaj zajmował – to kwestia własnej oceny swojego osobistego ryzyka, czasem kwestia szczerej rozmowy menedżera z własnym sumieniem.

Pomijam również kuchnię różnych rozgrywek negocjacyjnych, np. udawajmy, że jesteśmy zdecydowani kupić A, to wtedy B, rzutem na taśmę, da nam jakąś super konkurencyjną ofertę, i kupimy B, które tak naprawdę bardziej nas interesuje.

Chcę się zająć tylko kwestią wewnętrznej oceny i decyzji czego potrzebuje nasza organizacja, i co naprawdę chcemy kupić. Uwaga: zakładam, że to jedno i to samo. (Gdyby dla jakiegoś menedżera to były dwie różne rzeczy, to co? No cóż, właściciel zatrudniający tego menedżera ma problem, ja nic na to nie poradzę).

No i wreszcie, trzymamy się sfery systemów dla szeroko rozumianego obszaru finansów.

Podstawowym narzędziem jest wg mnie system dobrze robiący to, co musisz mieć, żeby istnieć w biznesie. Wszystkie wymagane prawem, i dobrymi praktykami, ewidencje, raporty. Rozliczenia, podatki, płatności, przepływy finansowe, przygotowanie i śledzenie budżetu. Znacie lepiej ode mnie swoją listę, bo jest trochę różna w różnych branżach.

Podkreślam, chodzi o rzeczy, które musisz zrobić. Nie ważne czy jesteś liderem, czy walczysz o przetrwanie, czy sprzedajesz przebojowe innowacje, czy flaki z olejem. Jak czegoś z tej listy nie zrobisz (Nie obsłużysz podatków, ZUS-u, nie ściągasz należności,  nie zapłacisz dostawcom, pracownikom, itd., itp., itd.), to szybko cię po prostu nie ma na świecie. Fizycznie firma przestaje istnieć.

To jest fundament, on się nie będzie różnił wiele, jeśli flaki z olejem zamiast w słoikach będą w puszkach. Dobry, przemyślany fundament wcale nie krępuje rozwoju, nie utrudnia innowacji, wręcz przeciwnie. Mając go, Marketing, Produkcja, nie muszą się troszczyć o te wszystkie „kwity” zmieniając produkty – dobry fundament działa w tle, i dla puszek i dla słoików, i dla tetra-paków. A produkt innowacyjny tak samo potrzebuje materiałów z magazynu jak przestarzały.

Fundament, czyli stabilność! To ważny wymóg. Jednak, przez tę stabilność niestety może być trochę ciężkawy. A tak na marginesie, to czasem nawet jest wręcz toporny. Nie zgadzacie się? Popatrzcie na fakty, a konkretnie na podział rynku systemów. (I na ekrany u swoich księgowych ).

Choć brak takiej podstawy może być kulą u nogi dla jakichkolwiek ambitnych poczynań biznesowych, to nie jest ona realnym źródłem przewagi konkurencyjnej. W związku z tym nie stosują się do niej żadne rozumowania typu: „zainwestujmy więcej w rozwój, to przegonimy konkurencję”. Czy jak ktoś dla działu finansowego – do którego nie zaglądają ani klienci, ani dziennikarze – wynajmie luksusowy, najdroższy biurowiec w mieście, to łatwiej prześcignie konkurencję? (Chyba, że w poziomie kosztów ). Dlaczego z IT ma być inaczej? Te podstawowe systemy, to konieczny koszt istnienia w biznesie, i trzeba go traktować tak jak każdy koszt.

Ale przecież!

Ale przecież, z danych w naszych systemach tyle można wywnioskować pożytecznych informacji dodatkowych. Z ich analizy można uzyskać wskazówki, kluczowe dla uzyskania przewagi konkurencyjnej. W wielu sytuacjach są wartościowe tylko dziś, a nie po trzech miesiącach. Więc chyba warto nie ograniczać się do tej podstawy, tylko inwestować w dodatkowe funkcje wspomagające biznes?

Zgódźmy się na małe uproszczenia językowe, żeby nasz artykuł nie wchodził w szczegóły budowy oprogramowania. Wtedy mogę napisać krótko: każda dodatkowa funkcja sytemu, to kawałek kodu – jakiś podprogram komputerowy. Ten kawałek kodu może funkcjonować w różnych miejscach naszego gospodarstwa informatycznego. Weźmy np. podprogram PROGNOZA do przewidywania przyszłości na podstawie naszych wszystkich dotychczasowych transakcji. Jeśli rzeczywiście dokleimy go do podstawy, to nie musimy się martwić, jak zapewnić mu dostęp do danych o transakcjach. Duża zaleta.

Ale.

(Podobno informatyków w ogóle nie warto słuchać, dopóki nie powiedzą „ale”). Ale. Sposób tworzenia prognozy, dający przewagę na rynku, zapewne szybko się zmienia, bo rynek się zmienia. Jeśli chcemy korzystać z najbardziej zaawansowanych pakietów analizy danych, sztucznej inteligencji, itp., to musimy ciągle robić coś nowego! A tutaj nasz moduł PROGNOZA mamy wspawany w stabilną podstawę, której najchętniej byśmy nie zmieniali, a jeżeli już jakiś upgrade, to co kilka lat. Więc może jednak potrudzić się raz, zbudować mechanizmy dostępu do danych w naszej, transakcyjnej, stabilnej podstawie. I udostępnić te wszystkie dane innym komponentom, wyspecjalizowanym w takich analizach jakich dziś biznes potrzebuje. A jutro udostępnić takim, jakich będzie jutro potrzebował.

W konsekwencji, oddzielić to co ma być  żwawe, zwinne, i często zmienne, od tego co ma być stabilne. Oddzielić to co jest kosztem, od tego co jest inwestycją w szukanie nowych ścieżek. Oddzielić narzędzie ludzi, od których wymagamy rutyny, powtarzalności, od narzędzi ludzi, którzy eksperymentują, burzą, walczą.

Tylko, czy będzie okazja? Istniejące organizacje rzadko kupują nowy, kompleksowy system finansowy. Ale systematycznie stawiane są przed decyzją o przejściu na nową wersję już posiadanego.  Jeśli to drobne poprawki, udogodnienia, dostosowanie do wymagań prawnych, niezbyt kosztowne i nie wymagające dużej pracy, to zwykle nie uruchamiamy ogromnych procesów decyzyjnych.

Jeśli jednak, tzw. upgrade de facto oferuje nam prawie nowy system, to warto popatrzeć głębiej, czy nie jest przypadkiem dobry moment, żeby nowy system wdrożyć sobie od zera, z innych niż dotychczas, komponentów. Inaczej mówiąc, czy taki zestaw funkcjonalności, jaki dostaniemy po poważnym upgrade, nie mógłby być zbudowany w inny sposób, dający większe korzyści. To może być bolesne. Ale może okazać się korzystne.

A te domniemane, dodatkowe komponenty to nie mają być z chmury? A to zależy, nie ma takiej konieczności. W ostatnim odcinku rozważymy różne za i przeciw chmurom.

Dziś tylko jedna uwaga o chmurze, bo wiąże się z kupowaniem systemów informatycznych w ogólności. Jeśli przeniesiemy do chmury większość naszych operacji IT, to nieuniknione będzie pozbycie się większości personelu informatycznego. Kto będzie nam pomagał sformułować obiektywne techniczne wymagania dla ewentualnych nowych systemów, racjonalne z perspektywy naszej organizacji? Dostawcy systemów? Firmy konsultingowe? Operator naszej chmury?

Poprzednie artykuły w tym cyklu to

Postęp dla bogatych

To przecież takie innowacyjne…..

 

 

Andrzej Pilaszek

Studia informatyczne na Uniwersytecie Warszawskim. W XX wieku projektował, programował i wdrażał programy wspomagające zarządzanie, pracując w PAN, a później w przedsiębiorstwach. Dalej, już po stronie dostawców, sprzedawał, organizował i prowadził wdrożenia systemów IT. Po studiach MBA University of Illinois był managerem w firmach informatycznych. Ostatnie lata, znów po stronie klienta, zarządzał IT, prowadził projekty – ostatnio organizował wdrożenie wymagań RODO.