Jeśli chcesz doskonalić swoją organizację, myśl i działaj systemowo

Wyobrażasz sobie organizację z nieszczęśliwymi ludźmi, zimnymi relacjami i nieefektywnymi procesami…? Być może taka organizacja przetrwa w krótkim czasie, długookresowo jednak nie ma szans. Fred Kofman autor książki „Świadomy Biznes. Jak budować wartość poprzez wartości” opisuje trzy wymiary organizacji niezbędne do tego, żeby organizacja prosperowała w długim horyzoncie. Te trzy wymiary to: TO MY JA.

TO, wymiar bezosobowy

„TO” – zadaniowy, bezosobowy aspekt funkcjonowania przedsiębiorstwa, jego zdolność do zarabiania pieniędzy, generowania wzrostu wartości dla akcjonariuszy, zwiększenie udziału w rynku i efektywność (więcej za mniej).

To jest bardzo ważny wymiar, bez istnienia którego trudno sobie wyobrazić przetrwanie przedsiębiorstwa. Trzeba zapłacić dostawcom za materiały, zatrudnić pracowników z odpowiednimi kompetencjami i wypłacić im godziwe wynagrodzenie, trzeba zaoferować klientom wartościowe produkty i usługi, trzeba pozyskać finansowanie od funduszy i zapewnić im godziwą stopę zwrotu. To są wszystko bardzo ważne elementy w systemie organizacyjnym, które decydują o rzetelności przedsiębiorstwa i jego zdolności przetrwania. Większość uwagi menedżerów skupia swoją uwagę na tym wymiarze. Tymczasem, długoterminowe przetrwanie organizacji wymaga jeszcze czegoś więcej, mianowicie zatroszczenie się o wzajemne relacje, czyli „MY”.

MY, wymiar międzyludzki

Jak wiadomo jesteśmy istotami społecznymi. W zamian za nasze pełne zaangażowanie potrzebujemy akceptacji, szacunku, wsparcia, uznania i wyzwań. Dlatego tak istotne jest stwarzanie społeczności pracującej solidarnie z wzajemnym zaufaniem i szacunkiem. Celem w tym wymiarze jest zbudowanie zdrowych relacji w zespole, w którym każdy czuje się ważny, szanowany i może pokazać się od najlepszej strony. Ten wymiar jest niezbędny do długoterminowego przetrwania przedsiębiorstwa. Lecz to nie wszystko… W dążeniu do doskonałości należy zadbać też o dobrostan jednostki, czyli JA.

 

JA, wymiar osobisty

„JA” to zatroszczenie się o dobrostan, sens i szczęście pracowników. Pragniemy czuć pełnię ciała i umysłu, czuć sens życia. Celem tego wymiaru funkcjonowania przedsiębiorstwa jest zadbanie o psychofizyczne zdrowie i wysokiej jakości życie poprzez udzielenie wsparcia pracownikowi w jego dążeniu do zawodowego spełnienia. Szczęśliwi ludzie są znacznie bardziej produktywni i skłonni do współpracy z innymi. Ufają sobie, współpracują i łączą siły, aby zrealizować wspólne cele. Jeśli ludzie nie są szczęśliwi w pracy trudno oczekiwać, aby byli efektywni i się angażowali. Rolą liderów zarządzających przedsiębiorstwami jest zadbanie o dobrostan fizyczny, emocjonalny, umysłowy i duchowy (np. poprzez realizację celu wyższego) swoich pracowników.

Integralna perspektywa organizacji

Teraz kiedy znamy trzy niezbędne wymiary funkcjonowania przedsiębiorstwa – Ja My To –  możemy wpleść w nie strukturę w oparciu o którą funkcjonuje przedsiębiorstwo, na którą składa się podstawa (bycie), procesy (działanie) oraz produkt (posiadanie). Tak oto autor Świadomego Biznesu tworzy mapę organizacyjną, która pozwala patrzeć na organizacje jak na system wraz z jego poszczególnymi częściami. 

 

	(Ja) Indywidualny Osobisty Ja	(My) Relacyjny Międzyludzki Społeczność	(To) Zadanie Bezosobowy Organizacja
Produkt Rezultat (Posiadanie)	Dobrobyt Znaczenie Szczęście	Solidarność Łączność Przynależność	Wypełnienie misji Rentowność Wzrost
Proces Zachowania (Działania)	Myślenie Odczuwanie Działanie	Komunikacja Negocjacja Koordynacja	Sprzedaż Logistyka Planowanie, itp
Podstawa Struktura (Bycie)	Model umysłowy: wartości osobiste, wierzenia i praktyki	Kultura: Wspólne wartości, wierzenia i praktyki	Kapitał: administracyjny, techniczny, finansowy

Źródło: Fred Kofman „Świadomy biznes”

 

1. Podstawa (dół tabeli):

• Bezosobowy („TO”) aspekt podstawy to kapitał jakim dysponuje przedsiębiorstwo (ziemia, gotówka, fabryka, system informatyczny).
• Relacyjny („MY”) aspekt podstawy to kultura, wspólne wartości i cel, wierzenia i praktyki.
• Indywidualny („JA”) aspekt podstawy to model umysłowy, nasze osobiste wartości i sposoby myślenia.  

1. Proces (środek tabeli):

• Bezosobowy („TO”) aspekt procesu to sprzedaż, zaopatrzenie, planowanie, marketing, itp.
• Relacyjny („MY”) aspekt procesu stanowi komunikacja, negocjacja i koordynacja.
• Indywidualny („JA”) aspekt procesu to myślenie, odczuwanie, działanie.

• Produkt (góra tabeli):  

• Bezosobowy („TO”) aspekt produktu to koszty, zysk, rentowność, udział w rynku, stopa zwrotu dla akcjonariuszy.
• Relacyjny („MY”) aspekt produktu solidarność, poczucie wspólnego celu, zaufanie i szacunek jakim się darzymy.
• Indywidualny („JA”) aspekt produktu to mój osobisty dobrobyt, szczęście, poczucie realizacji swojego potencjału i spełnienia zawodowego.

W praktyce zarządzania organizacjami skupiamy się na efektach (Produkt), na tym co widzimy; nie zawsze jesteśmy świadomi Procesu (działania), który jest niewidoczny, ale jest konieczny do osiągnięcia rezultatu. Na samym dole jest jeszcze infrastruktura (Podstawa), która często umyka naszej uwadze. W podstawie jest kapitał, ale też kultura organizacyjna, wartości wspólne (MY) oraz wartości osobiste pracowników (JA). Z tych fundamentów wychodzą procesy, czyli sposoby prowadzenia biznesu, sposób myślenia, komunikowania się. Realizacja procesów przynosi określone rezultaty, które nie zawsze są takie jak byśmy się spodziewali.  

Holistyczne spojrzenie na organizację, jak na system składający się z części, pozwala rozpoznać te obszary, które wymagają zaopiekowania. Może to być, na przykład, niedoważenie wymiarów relacyjnych (MY) na poziomie procesu skutkujące niedostateczną komunikacją w okresie zmian, co nie służy dobrze budowaniu relacji opartych na zaufaniu pomiędzy kierownikami a pracownikami. Wyzwaniem może być niedopasowanie wartości pracowników (wymiar JA) z wartościami organizacyjnymi (MY). Ważne są pytania o dobrostan pracowników, czy znajdują oni sens w swojej pracy, czy się rozwijają, czy wykorzystują swoje talenty na rzecz realizacji ważnych dla nich celów.  Skupienie na wymiarze bezosobowym („TO”) i zaniedbywanie pozostałych wymiarów (MY, JA), może mieć dewastujące skutki dla morale zespołu, jego dobrostanu i przyszłości organizacji.

Książka Freda Kofmana jest jedną z ważniejszych książek, które przeczytałem w ostatnim roku. Mapa organizacyjna, która porządkuje myślenie na temat organizacji, to tylko jeden z wątków poruszonych w tej książce. Książka jest o budowaniu świadomości liderów, o duchowości w biznesie, o samorealizacji w pracy…

Grzegorz Floriański