Jakich błędów się wystrzegać podczas automatyzacji procesów?
Przypominamy te podstawowe zasady wypracowane w poprzednich edycjach Digital Finance Excellence, programu Business Dialog, dedykowanego usprawnianiu i automatyzacji procesów. IV edycja programu startuje 19.08.2021.
Wszelka automatyzacja części procesu, podprocesów czy czynności powinna uwzględniać kontekst całego procesu oraz innych powiązanych procesów. Przyspieszenie pracy, np. poprzez zastosowanie robota do realizacji jednego zadania, może bowiem spowodować spiętrzenie pracy na innych odcinkach lub inne nieprawidłowości.
Oto podstawowe zasady:
- Mapowanie procesów. Konieczne, aby jakakolwiek automatyzacja przyniosła znaczący i trwały efekt biznesowy, należy wybrać właściwe procesy do automatyzacji. Są odpowiednie narzędzia, które pozwalają to zrobić szybko i sprawnie. Nie musi to być długotrwała w realizacji szczegółowa mapa wszystkich procesów.
- Najpierw optymalizacja i standaryzacja procesów, aby podczas automatyzacji nie sankcjonować nieefektywności.
- Porządek w danych podstawowych, wdrożenie procesu master data management.
- Regulacje w takim samym stopniu jak rynek wymuszają kolejne zmiany w organizacji firmy i w automatyzacji procesów, mimo że chwilę wcześniej wydawało się, że wszystko działa optymalnie.
- Warto pomagać poddostawcom, podwykonawcom i partnerom biznesowym, aby podnieśli swoją kulturę organizacyjną i technologiczną, bo wówczas i w naszej firmie będzie łatwiej osiągnąć optymalny stan zarządzania i automatyzacji procesów.
- Ważne jest zaufanie pracowników, np. księgowych, do technologii, aby mieli przekonanie, że procesy, za które odpowiadają, będą przebiegły prawidłowo, mimo że wykonał je np. robot software’wy. Ktoś z zespołu musi być odpowiedzialny za robota.
- Jedną z najważniejszych korzyści z robotyzacji jest duża oszczędność czasu pracowników. Ale trafnie tę inwestycję można policzyć dopiero wtedy, gdy w firmie wiemy, ile czasu zajmują czynności, które chcemy zautomatyzować, czy one wszystkie na pewno są konieczne, a także generalnie – czy sama optymalizacja procesu bez automatyzacji nie rozwiązałaby problemu.
- Na początku dzięki robotyzacji osiąga się szybkie i spektakularne korzyści, ale utrzymanie przyrostu tych korzyści w miarę wdrażania kolejnych jest czymś zupełnie innym. Po pierwszych sukcesach oczekiwania rosną, ale osiągnięcie ich wymaga wiedzy nie tylko o procesach i automatyzacji, ale i wiedzy o optymalnej organizacji pracy ludzi w takich mieszanym cyfrowo – ludzkim środowisku współpracy.
- W pośpiechu, aby coś wdrożyć, niektóre firmy pomijają aspekt komunikacyjny pomiędzy różnymi działami, pracownikami, interesariuszami, analizę, a automatyzacja, zwłaszcza z udziałem robotów software’wych, jak żadne inne narzędzie w firmie, wymaga ciągłej wymiany wiedzy i informacji o zmianach.
Polecamy też artykuły w serwisie programu DFE