Jakich zasad i aplikacji potrzebujemy do zarządzania procesem czy projektem?

Tradycyjnym sposobem zarządzania projektami i procesami jest spotkanie i rozmowa, niezależnie od stosowanej metodyki. Często z takiej rozmowy powstaje notatka. Czy to wystarczy?

Już w 1885 roku niemiecki psycholog Hermann Ebbinghaus przedstawił krzywą zapominania przedstawiając zależność między ilością przechowywanej informacji w pamięci, a upływem czasu, jaki nastąpił od momentu ich zapamiętania. Badania Ebbinghausa pokazują, że około połowa informacji zostaje zapomniana w ciągu pierwszej godziny, a zdecydowana większość zapamiętanych informacji ulega zapomnieniu w trakcie pierwszych kilku dni od momentu zapamiętania, osiągając poziom ok. 25% w piątym dniu (jest to tzw. faza szybkiego zapominania).

Dlaczego więc dziwimy się, że uczestnicy spotkań zapominają wiele z tego, co zostało powiedziane lub zapamiętują je w inny sposób, skoro to naturalne? W sytuacji prowadzenia spotkań on-line, kiedy podczas spotkania jednocześnie zajmujemy się kilkoma rzeczami, przeszkadzają nam telefony, smsy, informacje z e-maili, komunikatorów, problemy z połączeniem itd. wtedy krzywa zapominania znacząco się pogłębia. Tuż po zakończeniu spotkania otrzymujemy wciąż nowe informacje, łączymy się na kolejne spotkanie, otrzymujemy nowe zadania, a ustalenia z poprzedniego są zamazywane nowymi porcjami informacji. Tym bardziej informacje ze spotkania idą w zapomnienie, spadają na dalsze miejsca w priorytetach. Zadania albo nie są realizowane zgodnie z ustaleniami albo są realizowane z błędami, z opóźnieniem, lub w ogóle nie realizowane tak, jak powinny.

W zapanowaniu nad tym wszystkim pomóżmy sobie wykorzystując aplikacje do zarządzania projektami i procesami. Wykorzystajmy aplikacje w której na bieżąco zarejestrujemy nasze plany, ustalenia, terminy, wpisujemy nasze propozycje, komentarze, informacje zwrotne dla osób do których chcemy je kierować ale także jednocześnie informujemy wszystkich innych o tym co ustaliliśmy i co i kiedy oraz przez kogo zostało zrobione.

Aby sprawnie zarządzać projektami czy procesami trzeba spełnić kilka zasad. Nie chodzi o żadne metodyki, ale zasady, które są niezależne i generalne dla wszystkich niezależnie według której będziemy prowadzić projekt czy realizować proces.

1) Przestawić tzw. mindset, nastawienie umysłu – czyli przyjąć nowy zestaw zasad komunikacji i prowadzenia projektu lub realizacji procesu. Nowe zasady muszą przyjąć wszyscy zaangażowani w projekt czy proces,zarówno zarządzający i pracownicy z firmy, w której prowadzony jest projekt czy realizowany proces, jak i z firmy współpracującej np. dostawcy, w tym współpracujący freelancerzy, jak i osoby zarządzające i pracujące zdalnie.

2) Stosować zasadę zero wiadomości bez dalszego ciągu – czyli brak nieprzeczytanych i pozostawionych bez odpowiedzi dłużej niż 24 godziny wiadomości z aplikacji do zarządzania projektem czy procesem. Nieprzeczytane i pozostawione bez odpowiedzi wiadomości w aplikacji czy powiadomienia na e-maili, lub wiadomości na komunikatorze (w zależności od ustawień) to prosta droga do problemów z komunikacją w projekcie czy procesie i opóźniania jego realizacji.

3) Pracować ze współdzieloną listą zadań on-line – czyli jedna widoczna dla wszystkich jasna lista zadań:

• Lista o jasnych kryteriach.
• Jednolitej nomenklaturze.
• Opisanych w krótki i zrozumiały sposób.
• Utrzymywana w porządku i na bieżąco.
• Z przypisanymi osobami odpowiedzialnymi za realizację poszczególnych zadań.
• Z przypisanymi osobami zastępującymi osoby realizujące.
• Osobami obserwującymi.
• Z opisem jak wykonać dane zadanie.
• Z opisem oczekiwanych rezultatów.
• Ze wzorami materiałów jakie realizujący powinni dostarczyć.
• Z opisem testów jakie należy przeprowadzić, aby zweryfikować poprawność wykonania zadań.
• Z opisem warunków odbioru zadań i efektów projektu czy procesu.

Zadania powinny mieć przyporządkowane tzw. poprzedniki i następniki, tj. zadania, które należy wykonać przed jego realizacją oraz te które należy wykonać po jego wykonaniu. Każde zadanie powinno mieć jasno określony priorytet. Lista poziomów priorytetów nie powinna być dłuższa niż trzy do pięciu.

Z uwagi na to, iż jesteśmy w większości wzrokowcami priorytety powinny być oznaczone łatwo rozróżnianymi kolorami. Przykładowo możemy użyć koloru zielonego – informując iż coś jest do zrobienia a termin realizacji jest odległy, żółtego – informując iż zadanie jest ważne i możliwe do zrealizowania o ile terminy zostaną dotrzymane, pomarańczowego – sygnalizując iż coś jest ważne i możliwe do zrealizowania o ile pracę nad danym zadaniem zostaną podjęte bezzwłocznie lub przyspieszone, czerwonego sygnalizując iż coś b. ważne ale do jego zrealizowania konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań przez zespół realizacyjny, niebieskiego – jeśli chcemy zasygnalizować jakieś zadania które dobrze było by zrobić ale nie są to zadania konieczne do realizacji aby projekt czy proces mógł zostać zakończony, np. pomysły usprawniające i optymalizujące. Kolory można podeprzeć opisem – dla kogo jest to informacja, jeśli w zespole realizacyjnym uczestniczą osoby z wewnątrz firmy i osoby od dostawcy.

4) Pracować ze współdzielonym kalendarzem on-line – czyli kalendarzem który mamy jednocześnie w komputerze i naszych telefonach komórkowych, połączonym z aplikacją do zarządzania projektem czy procesem i terminami zadań. Taki kalendarz to narzędzie, z którego powinni korzystać wszyscy zaangażowani w projekt czy proces, w tym zarządzający projektem. W kalendarzu powinny znaleźć się wszystkie terminy realizacji wszystkich zadań. Powinien być na bieżąco aktualizowany o wszystkie zmiany, które są wprowadzane z uwagi na podjęte decyzje, jak i te wynikające z pojawiających się trudności i opóźnień czy ze zmiany priorytetów zadań. Do kalendarza należy wpisywać również codziennie zadania i przerwy, jak i nieobecności.

Kalendarz powinien narzucać rytm prac dla całego zespołu i powinien być podstawowym narzędziem planowania prac. Bez wyznaczenia terminu rozpoczęcia i zakończenia projektu czy procesu i poszczególnych zadań nie powinno się podejmować prac, gdyż może się okazać iż realizujemy rzeczy niezgodnie z wyżej omówionymi priorytetami czy takie, do których realizacji konieczne jest wykonanie jakiś zadań poprzedzających tzw. poprzedników.

5) Komunikować się pisemnie on-line – nauczmy się i stosujmy zasadę bez wyjątku iż wszystkie informacje, jakie chcemy przekazać powinny być przekazane w sposób pisemny w aplikacji on-line, nie w wiadomości e-mail czy sms-em, tak aby zapis każdej informacji pozostał w jednym miejscu właśnie w aplikacji.

Nauczmy się pisać zwięźle i precyzyjnie. Jeżeli chcemy, żeby ktoś coś dla nas zrobił, nam odpowiedział, pomógł to musimy jasno i precyzyjnie określić o co nam chodzi. Podeprzeć to krótkim opisem, wizualizacją, rysunkiem, zrzutem ekranu. Im lepiej to zrobimy tj. tak aby nawet osoba nie zaangażowana w projekt zrozumiała, to tym lepiej, tym mniej wyjaśnień, poprawek i tym szybciej możemy oczekiwać poprawnych rezultatów. Jeżeli nie mamy umiejętności posługiwania się programami graficznymi, rejestracją ekranu, czy inaczej grafiką na komputerze, to po prostu wykorzystajmy kartkę papieru lub ekran, narysujmy na kartce, pokażmy palcem na ekranie, zróbmy zdjęcie / skan telefonem i wyślijmy do aplikacji wraz z opisem.

Dotyczy to także rejestracji decyzji on-line, czyli informowania całego zespołu o podjętych decyzjach. Tych kluczowych przez managerów, jak i kierowników liniowych i team liderów. Jednym z podstawowych problemów w projektach-  poza problemami w komunikacji – jest  problem braku informacji. Rzeczy oczywiste należy napisać. To, co dla jednych oczywiste, dla innych jest nieistniejące lub nieistotne.

Firma, proces czy projekt to nie zapis stanu, a żyjący organizm, w którym dzieje się wiele i wiele się zmienia, szczególnie jeśli mówimy o takich w których pracuje i jest zaangażowanych w realizacje wiele osób, aplikacji i systemów informatycznych, firm. Jeśli chcemy, aby proces czy projekt osiągnął postawione przed nim cele, był realizowany zgodnie ze zmieniającymi się decyzjami i wymaganiami, to koniecznie informujmy o podejmowanych decyzjach i zarejestrowanych zmianach, organizacyjnych, technicznych, funkcjonalnych, finansowych, prawnych, wszystkim co istotne dla nas, a może być – i pewnie jest – istotne dla innych.

6) Rozmawiać o rzeczach ważnych i to niezależnie od tego czy na spotkaniach off-line w rzeczywistości czy on-line – nauczmy się, że aby przekazać istotne informacje, potrzebujemy dać odczuć innym nasze emocje i nasz stosunek do tego, o czym mówimy. To, co dla nas istotne lub frustrujące, przez innych może być odebrane zgoła inaczej. Nie zapominajmy więc o bezpośrednich spotkaniach i rozmowach, ale dajmy się uczestnikom do nich przygotować, nikt nie lubi być zaskakiwany.

Pamiętajmy że spotkania nie powinny służyć pracy nad zadaniem czy przekazaniu jego statusu, a omówieniu wyników czy rzeczy, które wymagają naszego kontaktu bezpośredniego. Przygotujmy rozmówców do tego, o czym chcemy z nimi rozmawiać, prześlijmy im listę tematów, agendę spotkania, materiały, linki do szerszych opisów lub konkretnych zadań. Umieśćmy to wszystko w aplikacji, a tym samym pomożemy osobom odnaleźć się w gąszczu informacji i tematów, jakie w ciągu 30-40 minut rozmowy będą poruszane. Nawet jeśli ktoś na chwilę się zgubi, to będzie mógł się szybko odnaleźć. Będzie mógł znaleźć to o czym rozmawiamy lub nawiązać do tego o czym sam chciał powiedzieć.

Wykorzystanie zasad i aplikacji z żelazną konsekwencją dość szybko pokaże ile problemów było pomijanych, a ile może być szybko i na bieżąco rozwiązywane. Cały proces czy projekt stanie się zarządzany i przewidywalny. Zobaczymy gdzie pojawią się wąskie gardła i problemy oraz opóźnienia i jakie mogą być konsekwencje podjętych decyzji, zmian lub opóźnień.

W tak zinformatyzowany i zarządzany proces czy projekt można zaangażować nowe osoby czy firmy, przekazać w sytuacjach kryzysowych innym do zarządzania, zintegrować z aplikacjami i systemami biznesowymi firmy, np. ERP, workflow itd. Część czynności jak informowanie, przypominanie, czy rejestracja wykonania czynności i zadań będą się niejako wykonywać same automatycznie. Nie trzeba będzie ich omawiać i o nich dyskutować, a w razie potrzeby będzie można do nich wrócić, przeanalizować ocenić bez obawy o utratę pamięci.

Dodatkową wartością będzie nowa nieulotna wiedza w firmie o tym, jak zrealizować podobne zadania w kolejnych projektach czy procesach, wykorzystać ciekawe lub istotne wnioski i spostrzeżenia o czynnościach czy zadaniach powtarzalnych, rutynowych, które można zautomatyzować lub zoptymalizować albo wyeliminować. Tym samym jeszcze bardziej uniezależnić się od niedoskonałej pamięci czy pracy człowieka.

Bartosz Radziszewski

Artykuł opublikowany także w serwisie  Digital Finance Excellence https://dfe.org.pl/ programu edukacyjno – doradczego stworzonego w społeczności Business Dialog, ze szczególnym zaangażowaniem Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog”, promuje zarządzanie procesowe, szczególnie w finansach oraz automatyzacje procesów, w tym robotyzacji. Autorem programu DFE jest Bartosz Radziszewski.