Dlaczego ciągle istnieją zamówienia i faktury w postaci papierowej i pseudo elektronicznej czyli PDF?
Dlaczego pomimo setek konferencji oraz powszechnego i szybkiego dostępu do bazy wiedzy oraz bogatym wyborem narzędzi IT, ciągle jeszcze w obrocie handlowym w przeważającej jego części mamy do czynienia z zamówieniami i fakturami zarówno w postaci papierowej, jak i pseudo elektronicznej czyli PDF?
Skoro rozwiązania IT wspierające elektroniczne obiegi dokumentów stały się standardem, tak postawione pytanie należy zakwalifikować jako retoryczne.
Nie o refleksje jednak tutaj chodzi czy dyskurs szeroki, ale o jasną diagnozę stanu obecnego z nazwaniem i wyeliminowaniem barier blokujących wzrost rentowności firmy.
Przykład
Przyjrzyjmy się przedsiębiorstwu, notującemu wyniki ze sprzedaży w skali roku na poziomie 300 mln zł.
Miesięcznie w obrocie handlowym pojawia się w obiegu akceptacyjnym około 2.000 faktur kosztowych. 60% z nich to format pdf, pozostała część to czysty papier w kopercie dostarczany tradycyjną „pocztą”.
W procesie zaciągania oraz rozliczania zobowiązań bez względu na jego postać (cyfrowa, analogowa) mamy do czynienia z takimi krokami jak np:
- Przypisanie dekretów księgowych do zapotrzebowania
- Akceptacje zapotrzebowań i zamówień przez pełnomocników
- Uzgodnienia dokumentów (np. 3WM zamówienie, odbiór, faktura)
- Akceptacje faktur
- Zarządzanie odchyleniami w przypadku braku zgodności, etc…
Akceptacje dokumentów pomijając etap przygotowań i prezentacji zapotrzebowania to rola managerów wyższego szczebla od poziomu dyrektora.
W zależności od podziału kompetencji miesięcznie pojedyncze osoby akceptują merytorycznie (ręcznie) od 200-400 faktur. W praktyce oznacza to wyłączenie managera z bieżącej działalności firmy.
Straty finansowe w powyższym przypadku w skali całej firmy są znaczące i policzalne nie tylko w ujęciu kosztów przetwarzania dokumentów.
W przypadkach wcale nie skrajnych, koszt obsługi/akceptacji jednej faktury (jedno lub wielostronicowej) bywa niewspółmierny do wartości, która na fakturze widnieje.
W efekcie przedsiębiorstwo nie wykorzystując dostępnych technologii rezygnuje z automatyzacji ponosząc nieuzasadnione koszty.
Diagnoza stanu obecnego (wybrane zagadnienia)?
- Niska determinacja w efekcie brak jednoznacznej decyzji zarządu zmierzającej do skrócenia czasu rozliczeń zobowiązań (zamykanie miesiąca)
- Niska wydajność pracy managerów średniego i wyższego szczebla w wyniku angażowania ich czasu do prac operacyjnych
- Utrudniony dostęp do informacji zarządczej
- Duża ilość błędów na dokumentach (zamówienia, faktury)
- Wysokie koszty przetwarzania dokumentów oraz osobowe
Rozwiązanie
- Uruchomienie rozwiązań wspierających procesy purchase to pay w tym proces obiegu i akceptacji elektronicznej faktury
- Wykorzystanie Supplier Cloud jako miejsca elektronicznej wymiany dokumentów z dostawcami
- Możliwość integracji z systemami ERP, ECM, DMS, etc.
- Czas przejścia na elektroniczną postać danych (meta dane) od momentu rozpoczęcia projektu: 20 dni roboczych (dotyczy przykładu opisanego powyżej)
Polecam także inne teksty na ten temat w Business Dialog:
https://businessdialog.pl/artykuly/wystawianie-faktur-w-imieniu-dostawcy
https://businessdialog.pl/artykuly/purchase-to-pay-dzia-zakupow-i-ksiegowosci-w-jednej-druzynie
i w Marketplanet:
Adam Jończyk, partner Marketplanet
Zapraszamy też na spotkanie 15.12 g. 15-17 Relacje i komunikacja z dostawcami w procesie zarządzania zobowiązaniami