Czy kiedykolwiek policzyliście ile kosztuje Waszą firmę zbyt częste zmienianie priorytetów pracownikom? Rzecz o efektywności pracy

Pewne zjawiska są wspólne: od firm rodzinnych po wielkie korporacje.  Poniżej wskazówki dla wszystkich, którzy stają przed wyzwaniem efektywności w swojej firmie, a jeszcze niczego nie zmienili, by osiągnąć jej wzrost.
 

Sprawdź jak to jest w Twojej firmie

1. Procedury? Generalnie w większości firm ich brak. Nie ma systemów, automatyzmów. Czy gdy potrzebujesz jakichś informacji np. odnośnie nowego projektu, to zbierasz je sam? No właśnie. Wiele firm traktuje też procedury, o ile je ma, jak coś, co działać będzie już zawsze. Tak się dzieje z reguły w korporacjach. Błąd. Człowiek musi przestrzegać przestarzałych procedur, a to tworzy tylko niepotrzebną dodatkową pracę. Żadnej w tym wartości i sam nie wiem co gorsze, zdewaluowana procedura, czy żadna.

2. Brak jasnych wytycznych co do realizacji zadania i jasno sformułowanych oczekiwań przełożonych.Skutek oczywisty – efekt, czyli realizacja odbiega znacząco od tego, co przełożeni wyobrażają sobie, że dostaną na deadline. Szef niezadowolony, pracownik skrzywdzony, relacje dołują, motywacja znika… czy trzeba pisać więcej?

3. Zmiana priorytetów, wtrącenia i dodatkowe zadania, czyli nagle i na już trzeba zająć się nowym zadaniem. Umiesz efektywnie zarządzać zadaniami, przy niewiadomej:co mnie dzisiaj czeka? Raczej nikt nie potrafi.Ciekawe jest to, że obserwując konkretne sytuacje w firmach, stwierdzam, że wiele zadań w ten sposób zlecanych, nie zasługuje na miano priorytetowych i mogą spokojnie wejść na listę zadań w późniejszym terminie. Nikt tego nie weryfikuje za bardzo, stworzył się dziwny pęd do „wrzucania” zadań na szybko, jakie by one nie były. Nie pozwól rozgościć się tej praktyce w Twojej firmie, bo najwyraźniej jest zaraźliwa.

4. Nierealny czas na realizację zadania, plus ciągły pressing. Deadlin’y ustalane w oparciu o zbyt powierzchowną analizę czasu, albo w ogóle z sufitu.

5. Wymuszanie i akceptacja dla „bylejakości”. Ma to swoje źródła w każdym z poprzedzających punktów od 1 do 5.Jeśli realizujesz te punkty, wymuszasz i zatwierdzasz kiepską jakość.

6. Przeszkadzacze (spotkania bez agendy, chaotyczna komunikacja, brak planowania spotkań)plusbrak zaplanowanej przerwy na odpoczynek.Stąd najczęściej brało się zmęczenie psychiczne i fizyczne, oraz stres.

7. Gaszenie pożarów – wiadomo – praca w systemie jak opisany powyżej musi prowadzić do pożarów, a wtedy nieważne kto nad czym pracuje – wszystkie ręce na pokład i gasimy.

8. Brak czasu na zatrzymanie się i przemyślenie, ocenę własnej pracy, czy też próbę wprowadzenia usprawnień, poprawy jakości pracy.

9. Ilość i częstotliwość wiadomości przychodzących. Zbyt duża liczba emaili powoduje w pracowniku priorytet na komunikację mailową , muszę być online. To jest istna patologia
w dużych korporacjach. Każdy daje w DW osoby potencjalnie zainteresowane, i nagle się okazuje , że menadżer dostaje 2500 emaili tygodniowo, czyli jeden co 2-3 minuty. To chyba jasne, że ich nie czyta.

10. Bezproduktywne spotkania, to występuje częściej w dużych firmach, gdzie wiele osób pracuje nad tym samym projektem, a więc, by go zsynchronizować potrzeba spotkań. Ale czy na pewno tak dużo ? Tak długo trwających? I czy wszyscy muszą na nich być?

 

Złota piątka rozwiązań

Czy coś z powyższych tendencji blokad efektywności, wydało Ci się znajome w odniesieniu do własnej firmy? Jeśli tak, skorzystaj z poniższych 5 wskazówek:

1. Zlecanie zadań: wprowadź jakiś system, proces. Musisz być pewien, że Twój podwładny na pewno wie co ma do zrobienia, za każdym razem. Niech zna oczekiwany rezultat końcowy, ważność zadania, a także inne ograniczenia, które mogą wystąpić. Jeżeli jesteś pracownikiem, to więcej asertywności. Pytaj o szczegóły, nie pozwalaj sobie wrzucać byle jak określonego zadania.

2. Drodzy dyrektorzy, menedżerowie, szefowie, czy kiedykolwiek policzyliście ile kosztuje Waszą firmę zbyt częste zmienianie priorytetów pracownikom? Ile czasu , energii i pieniędzy straciliście na robione bez opamiętania zmiany, które wprowadziliście w życie? A pracownicy? Żyjący w ciągłym stresie, napięciu, pewnie częściej chodzą na zwolnienia, a z drugiej strony powoduje to , że ich produktywność maleje i ich kreatywność też. Najbardziej kreatywni przecież jesteśmy gdy jesteśmy zrelaksowani.

3. Przeszkadzacze, natłok pytań od podwładnych… Dużo szybciej i skuteczniej jest przyjść do przełożonego, niż samemu rozwiązać problem. Warto więc wyznaczyć granicę, powiedzieć w jaki sposób mają do nas przyjść. Można przygotować zestaw pytań, na które pracownik musi znać odpowiedź przychodząc do nas.Gdy ich nie zna, odsyłamy go z powrotem. Zaufaj mi, kolejka pytających gwałtownie się skróci.

4. Emaile: Czy na pewno Twoi pracownicy muszą dawać Cię w każdym emailu, w „do wiadomości”? Czy na pewno musisz wszystko wiedzieć? Czy Ty w ogóle dajesz radę te informacje przetworzyć? Ogólnie wiadomo, że takie wiadomości z kopią do szefa, to tzw. dupokrytki… Czy na pewno Twoi pracownicy muszą się w ten sposób chronić przed Tobą?To tylko strata czasu i pieniędzy. Pomyśl, czy nie jest tak, że rekrutując do firmy podkreślasz słowo samodzielność, a potem wasz system pracy działa tak, aby tę samodzielność ograniczyć do minimum?

5. Spotkania… Ostatnio byłem w dużej firmie, która wdrażała wielopłaszczyznowy, czasochłonny i bardzo ważny projekt. Zespół prowadzący zdecydował się zwoływać codziennie spotkania, by omówić status. Pomysł zacny. Spotkania miały trwać 15 minut, szybko omówić co i jak, i do roboty… Jednak one nigdy tyle nie trwały tylko dłużej… Kiedy Ci ludzie mają pracować?

Średni koszt takiego godzinnego spotkania to 2500zł (przy założeniu średnio 50zł / godzinę / pracownika)… To tygodniowo wychodziło ponad 12500zł!! To pewnie był jeden z droższych projektów tej organizacji…
Organizując spotkania upewnij się , że są na nich tylko potrzebne osoby, że jest znana agenda spotkania, że ludzie wiedzą jaki jest cel spotkania. I nigdy, przenigdy nie czekaj na spóźniających się , bo to stanie się normą. I też nigdy, przenigdy nie przeciągaj, bo ludzie będą wiedzieć , że mogą mówić długo…
Jeśli zobaczysz , że na spotkaniu ktoś odbiera emaile na komórce, ma otwarty laptop, nudzi się jak mops, to znaczy, że jest za dużo osób i spotkanie trwa za długo…

Grzegorz Frątczak, obecnie przedsiębiorca, wcześniej coach i trener biznesu, menedżer z dyplomem MBA.  Współpracował jako trener produktywności w Ernst &Young Academy of Business oraz Brian Tracy International. Występował w roli eksperta w Radio PiN, Radio ZET czy TOKFM.   Od 2016 buduje Convertis – agencje ecommerce , 100% zdalną firmę od początku. Obecnie 17 osób na pokładzie. 

_______________________

od redakcji. Z autorem spotkamy się 11.02 g. 15.00-17.00 Rejestracja https://businessdialog.pl/wydarzenia/bd-11022020