A nie mówiłem….. po kolei to znaczy wedle priorytetów, inaczej marnujemy zasoby

Kolejny odcinek mojego cyklu felietonów o tym, czego zarządzający nie przyjmują do wiadomości, a szkoda, bo mieliby lepsze efekty, gdyby przyjęli. 

Czy robić coś najwcześniej jak tylko jest możliwe, czy najpóźniej jak się da.  Czy wdrażać innowacyjne technologie jako pierwsi, bo dadzą firmie przewagę konkurencyjną? Czy dopiero aż inni wejdą w nie i je sprawdzą? Czy wykonać upgrade systemu IT wtedy, gdy tylko pojawi się świeża wersja, aby przed innymi wykorzystać nowe funkcjonalności? Czy raczej poczekać, wycisnąć wszystko ze starego systemu i dopiero wtedy wejść w wyższą wersję? 

Uważam, że należy podejść do tego tematu inaczej. Nie chodzi o to, czy wcześniej czy później, lecz o regułę wyznaczającą moment podjęcia jakiegoś działania. „Róbmy rzeczy po kolei” – naczelne hasło Digital Finance Excellence* – oznacza właśnie „róbmy zgodnie z regułami”, a nie róbmy jak się pojawiają. A reguły są po to, aby wyznaczać priorytety zgodnie z celami przedsiębiorstwa, a nie żeby wyznaczały się same przez bieg spraw. 

Realizowanie zadań czy projektów wiąże zasoby – pracę ludzi, czas, pieniądze, narzędzia.  W trakcie, gdy są wykonywane, na kolejne przypada coraz mniej zasobów, a więc są wykonywane gorzej lub w ogóle. A zatem wybór zadań do wykonania w pierwszej kolejności musi być wyborem wedle priorytetów.

A co to jest priorytet? Zadanie, które powinno być wykonane w pierwszej kolejności, aby mogły być wykonane kolejne zadania i może być wykonane, bo są do niego dostateczne zasoby, możliwości, zrealizowano wcześniejsze zadanie konieczne do wykonania tego właśnie.

Jeśli realizowane są innowacje, to one zużywają zasoby nadmiarowo, ponieważ nie można skorzystać z tego, co wypracowali inni. Rzadko kto ma tyle zasobów, aby zbudować przewagę konkurencyjną na innowacjach. Łatwiejszą strategią jest budowanie jej na adaptowaniu już sprawdzonych rozwiązań, ale …. najszybciej jak już można z nich skorzystać, rynek już potrzebuje, a konkurencja jeszcze się z tym nie ogarnęła. I tu kluczowa jest umiejętność: wybór momentu rozpoczęcia takiego zadania.

Zadania – projekty, nowości, pomysły itd. - powinny się pojawiać i czekać najdłużej jak się da, aż z jednej strony pojawi się już potrzeba na rezultaty, a z drugiej są dostępne możliwości i zasoby, do jego wykonania. I nie później niż to konieczne, aby być przed konkurencją.

Nie chodzi o wybór najszybciej czy najpóźniej, jak się da, chodzi o stworzenie reguł, które pozwalają nadać zadaniom priorytety.

Bartosz Radziszewski

* Digital Finance Excellence  http://www.dfe.org.pl, program Klubu Dyrektorów Finansowych "Dialog", rekomendujący dobre praktyki usprawniania i automatyzacji procesów. (Autorem programu jest Bartosz Radziszewski - od redakcji)