A nie mówiłem…. czyli o ułomności pamięci i jej protezach

Tym tekstem zaczynam cykl cotygodniowych felietonów „A nie mówiłem….”, opisując to, czego zarządzający nie przyjmują do wiadomości, a szkoda, bo mieliby lepsze efekty, gdyby przyjęli.   Bartosz Radziszewski

Tradycyjnie podstawowym sposobem wymiany informacji co kto robi i dla kogo w danym zadaniu w firmie jest rozmowa. Ale ludzie zapominają wiele z tego, co zostało powiedziane. To naturalne, ludzkie. Co chwila są też nowe informacje, dane, zadania, a stare ustalenia tym bardziej idą w zapomnienie lub spadają na dalsze miejsca w priorytetach. Zawsze ostrzegam przed tym zarządzających, i niemal zawsze muszę w pewnym momencie – w projekcie czy innym przedsięwzięciu – przypomnieć: „A nie mówiłem….” Gryzę się w język, nie, to nie zadziała. Trzeba przypomnieć, uzasadnić, podać przykład. Bo zadanie są realizowane z błędami, z opóźnieniem, lub w ogóle nie są realizowane tak, jak powinny.

Ułomną ludzką pamięć może zastąpić system IT do zarządzania projektem, procesem, w którym trzeba z żelazną konsekwencją, wprowadzać informacje co kto i kiedy ustalił, co kto i na kiedy ma zrobić oraz jakie pojawiają się problemy. Takich systemów jest wiele. Ich nieodzowną zaletą jest to, że dają komfortowe poczucie nadążania ze sprawami, panowania nad nimi, bycia na bieżąco. Problemy nie czają się i nie wyskakują z nienacka, lecz są jawne i na bieżąco rozwiązywane, cały zespół je zna i może wesprzeć tego, który ma problem. Proces jest przewidywalny, widać gdzie w przebiegu projektu czy procesu pojawią się konsekwencje zmian lub zaburzeń powstałych na danym odcinku. Można tym zarządzić, łatwo podzielić się informacją, odszukać ją.

Tak zinformatyzowany projekt czy proces pracy można zintegrować z systemami biznesowymi firmy, np. ERP czy CRM i pocztą elektroniczną. Wówczas pewne rzeczy będą się same automatycznie zapisywać w tych systemach. Nie trzeba do nich wchodzić, wprowadzać informacji, pamiętać o tym, kontrolować aktualizacji, pamiętać o tym czy wszystkich poinformowaliśmy, czy mają dostęp do ważnych informacji.

Dodatkową wartością jest nowa wiedza o czynnościach powtarzalnych, rutynowych, które można zautomatyzować. I jeszcze bardziej uniezależnić od pamięci czy gotowości do pracy człowieka. Zaraz …a nie mówiłem….. przecież już to ustaliliśmy.

Bartosz Radziszewski, partner Business Dialog, autor programu Digital Finance Excellence  https://dfe.org.pl/

ps. Więcej o takich narzędziach IT piszę TUTAJ