6 zasad zarządzania emailami
W naszym cyklu „Czas – odzyskiwanie!” zarządzanie korespondencją emailową znajduje się wśród pierwszych pięciu zagadnień, na które marnotrawimy czas i które przysparzają nam najwięcej stresu. Nawet gdy bardzo się staramy, nie nadążamy nie tylko z odpowiadaniem na nie, ale nawet z czytaniem. To powoduje wieczny niepokój, czy na pewno nie przegapiliśmy czegoś ważnego.
Ta korespondencja zabiera nam więcej czasu niż samo odpowiadanie na listy, ponieważ wielokrotnie do nich wracamy: czytamy, zastanawiamy się, ale odpowiadamy dopiero po pewnym czasie. A powinniśmy robić to raz a od początku do końca.
Czasem eksperymentujemy z pocztą, np. po prostu kasując wszystkie leżące dłużej niż 5 dni i … czekając co się wydarzy, gdzie wybuchnie. Na ogół okazuje się, że nic się nie stało.
Na spotkaniu Klubu Dyrektorów Finansowych „Dialog” z Grzegorzem Frątczakiem pt. „Organizacja pracy właściwej, czyli uzyskiwanie skupienia – przerwy, korespondencja, kolejność zadań, itd.” również dominował ten temat. Podczas naszej dyskusji – także kierując się podpowiedziami Grzegorza – sformułowaliśmy kilka podstawowych zasad właściwego podejścia do tego rodzaju korespondencji.
- Korespondencja emailowa jest jednym z elementów komunikacji w firmie. Zasady komunikacji powinny być spisane i znane wszystkim. Do takich zasad należy np. szybkość odpowiadania na emaile czy co oznacza dla adresata umieszczenie go w polu DO (np. że musi wykonać akcje), w DW (nie wymagana akcja, może zapoznać się w ciągu tygodnia)
- Emaile nie powinny służyć do zarządzania zadaniami. Do tego są inne narzędzia. W wielu firmach emaile służą jedynie do kontaktów ze światem zewnętrznym, natomiast wewnątrz używa się innych aplikacji.
- Foldery powinny gromadzić emaile wymagające określonej akcji do wykonania, a nie od określonego nadawcy czy w sprawie danego projektu. Jedne wymagają od nas jakiejś decyzji, inne są informacyjne, jeszcze inne są prośbą o dane, kolejne o zgodę formalną, itd.
- Należy wyłączyć powiadomienia od różnych aplikacji i mediów, natomiast ustalić sobie ile razy dziennie (lub w innej częstotliwości) zaglądamy do nich.
- Warto ustalić sobie godziny, w jakich zaczynamy sprawdzać emaile (np. 3 lub 5 razy dziennie). I jak już siądziemy do emaili, to odpowiadamy na te, które wymagają do 3-5minut, a resztę wpisujemy w kolejkę zadań. Tutaj pomocny może być folder: „Do zrobienia”. Unikamy wielokrotnego zaglądania do emaila, gdy nie jesteśmy gotowi do akcji.
- Emaile tytułujemy zgodnie z ich zawartością, ułatwiając odbiorcy szybką identyfikację tematu, unikamy ogólników.
A ponadto po prostu warto dobrze poznać program pocztowy, którym się posługujemy, zrezygnować z ustawień domyślnych, natomiast dostosować go do swojego trybu pracy i upodobań wizualnych.
Iwona D. Bartczak
Kolejne spotkanie w cyklu „Czas – odzyskiwanie” odbędzie się w czwartek 8.04 godz. 15-17. Więcej informacji i rejestracja
Projekty wspierające model biznesowy, czyli wyznaczanie priorytetów