6 fajnych sposobów na odzyskanie czasu

Chcesz zacząć w ciągu następnych pięciu minut odzyskiwanie marnowanego czasu? Wypróbuj te sześć szybkich sposobów, aby usprawnić zarządzanie czasem od zaraz.

  1. Uśpij powiadomienia

Nieustannie przechodzimy między aplikacjami, powiadomieniami i zadaniami. W rzeczywistości przeciętny pracownik umysłowy przełącza się między 10 aplikacjami do 25 razy dziennie. Dlatego trudniej jest skupić się na wykonywanym zadaniu i uzyskać dobrą płynność - co oznacza, że ​​praca trwa dłużej.

Jeśli możesz, wyłącz powiadomienia lub użyj funkcji „Nie przeszkadzać”, aby tymczasowo wyłączyć powiadomienia. W ten sposób możesz skupić się na  pracy, jednocześnie dając znać zespołowi, że wrócisz do niego później. Większość narzędzi pokazuje, że jesteś tymczasowo uśpiony, więc członkowie zespołu wiedzą i nie oczekują od Ciebie odpowiedzi. 

 

  1. Zorganizuj swoją fizyczną przestrzeń

Przypomnij sobie, jak czyste było kiedyś Twoje biurko. Prawdopodobnie był na nim monitor komputera i klawiatura, notatnik, jakiś dokument, ale niewiele więcej.  Z biegiem czasu nieuchronnie nagromadziły się papiery, pudełka, ulotki, książki, karteczki samoprzylepne, kabelki, słuchawki, pendrive'y. 

Bałagan wizualny może wpływać na bałagan psychiczny i utrudniać skupienie się. Zrób szybką pięciominutową przerwę, aby uporządkować swoje biurko. Wyrzuć wszystkie niepotrzebne papiery, ułóż książki w równym rzędzie i zwiń wszelkie zabłąkane przewody. Może się okazać, że łatwiej będzie się skupić.

 

  1. Grupuj podobne zadania

Za każdym razem, gdy przełączasz się między zadaniami, Twój mózg musi znaleźć odpowiedni kontekst i informacje dla nowego zadania i wprowadzić tę wiedzę na pierwszy plan. Jasne, mózgowi zajmuje to zaledwie kilka sekund - ale jeśli ciągle przełączasz się między zadaniami i projektami, oznacza to, że zmuszasz mózg do pracy w nadgodzinach.

Może to prowadzić do obniżenia produktywności, nie wspominając o zwiększonym wyczerpaniu pod koniec dnia. Zamiast tego spróbuj pogrupować podobne zadania. Sprawdź, czy możesz pracować nad wszystkimi zadaniami dla jednego projektu lub wszystkimi zadaniami dla tego samego obszaru w tym samym bloku czasowym. Kiedy to zrobisz, spędzisz mniej czasu na przełączaniu kontekstu, a więcej na wykonywaniu ważnej pracy.

 

  1. Wykonuj szybkie zadania pomiędzy spotkaniami

Prawdopodobnie masz codziennie kilka zadań, których wykonanie zajmuje minutę, pięć, najwyżej 10 minut. Mogą to być szybkie odpowiedzi dla członków zespołu, poprawienie błędu w dokumencie lub przesłanie formularza do innego współpracownika.

Nie warto zajmować się nimi od razu, gdy się pojawiają. Lepiej zachować je na te 15 minut między spotkaniami lub 20 minut bezpośrednio po obiedzie, gdy wrócisz do biurka. Nie będą pochłaniać cennej energii psychicznej, którą można poświęcić na bardziej złożoną pracę. 

  1. Przestań próbować wykonywać wiele zadań jednocześnie

Wielozadaniowość to mit. Chociaż może się wydawać, że robisz więcej niż jedną rzecz w tym samym czasie, w rzeczywistości zmuszasz mózg do szybkiego przełączania się między zadaniami. Za każdym razem, gdy przełączasz się między pracą, Twój mózg musi znaleźć informacje i kontekst do tego zadania. Nie tylko wymaga to więcej wysiłku niż zwykłe skupienie się na jednym zadaniu, ale także wyczerpuje mózg.

Zamiast wykonywać wiele zadań jednocześnie, staraj się pracować nad jednym zadaniem naraz, aby móc stosownie się w nie zagłębić. Kiedy wejdziesz w  stan flow, możesz wykonać więcej pracy wydajniej.

  1. Rób przerwy

Może się to wydawać sprzeczne z intuicją, ale jedną z najlepszych rzeczy, które można zrobić, aby poprawić zarządzanie czasem, jest zrobienie sobie przerwy. Zwykle na zaległości w pracy reagujemy, wykonując jej po prostu więcej, ale mózg potrzebuje czasu, aby odpocząć i nabrać sił. Jeśli jesteś przepracowany i wypalony - nie będziesz w stanie nic zrobić, a tym bardziej zająć się najważniejszą pracą.

Wielu ludziom robienie sobie przerwy wydaje się trudne. Według badań 32% pracowników umysłowych, którzy czują się wypaleni, twierdzi, że nie jest w stanie się wyłączyć lub odłączyć, ponieważ jest to coś, co je napędza. Ponieważ nie mogą się wyłączyć, wypalają się, a kiedy są wypaleni, nie mogą się wyłączyć - to niekończący się cykl.

Jeśli możesz zapomnieć o robieniu przerw, rozważ zaplanowanie ich w swoim kalendarzu. A kiedy w kalendarzu pojawi się przerwa, zmusić się do niej - nawet jeśli po prostu wstajesz, żeby się rozciągnąć. Nawet jeśli robienie tej przerwy może być stresujące, poczujesz się lepiej, gdy to zrobisz.

Tekst na podstawie Anatomy of Work Index firmy ASANA.

____________________________________________________________________________________________

We wtorek 13.05 godz. 15.00 odbędzie się spotkanie w tym cykly pt. "Wychodząc z przepracowania". Potwierdzenie obecności   https://businessdialog.pl/wydarzenia/bd-11052021