12 zasad zarządzania emailami

W naszym cyklu „Czas – odzyskiwanie!” zarządzanie korespondencją emailową znajduje się wśród pierwszych pięciu zagadnień, na które marnotrawimy czas i które przysparzają nam najwięcej stresu. Nawet gdy bardzo się staramy, nie nadążamy nie tylko z odpowiadaniem na nie, ale nawet z czytaniem. To powoduje wieczny niepokój, czy na pewno nie przegapiliśmy czegoś ważnego.

Ta korespondencja zabiera nam więcej czasu niż samo odpowiadanie na listy, ponieważ wielokrotnie do nich wracamy: czytamy, zastanawiamy się, ale odpowiadamy dopiero po pewnym czasie. A powinniśmy robić to raz a od początku do końca.

Czasem eksperymentujemy z pocztą, np. po prostu kasując wszystkie leżące dłużej niż 5 dni i … czekając co się wydarzy, gdzie wybuchnie. Na ogół okazuje się, że nic się nie stało. Czasem ogłaszamy po prostu upadłość emailową - czyli odpuszczam stara korespondencję i nową zaczynamy na nowych zasadach.

W KLubie Dyrektorów Finansowych "Dialog" sformułowaliśmy 12 zasad właściwego podejścia do tego rodzaju korespondencji.

Korespondencja emailowa jest jednym z elementów komunikacji w firmie. Zasady komunikacji powinny być spisane i znane wszystkim. Do takich zasad należy np. szybkość odpowiadania na emaile czy co oznacza dla adresata umieszczenie go w polu DO (np. że musi wykonać akcje), w DW (nie wymagana akcja, może zapoznać się w ciągu tygodnia)
Emaile nie powinny służyć do zarządzania zadaniami. Do tego są inne narzędzia. W wielu firmach emaile służą jedynie do kontaktów ze światem zewnętrznym, natomiast wewnątrz używa się innych aplikacji.
Foldery powinny gromadzić emaile wymagające określonej akcji do wykonania, a nie od określonego nadawcy czy w sprawie danego projektu. Jedne wymagają od nas jakiejś decyzji, inne są informacyjne, jeszcze inne są prośbą o dane, kolejne o zgodę formalną, itd.
Emaile tytułujemy zgodnie z ich zawartością, ułatwiając odbiorcy szybką identyfikację tematu, unikamy ogólników.
Za każdym razem, gdy otrzymujemy sygnał wskazujący nowy e-mail, komentarz lub powiadomienie o jakimkolwiek zaklęcie, nasze mózgi dostają dopaminę. Dopamina jest neuroprzekaźnikiem dla uczucia nagrody i przyjemności, i może uzależnić. Dlatego jest to takie łatwe ulegać jednak ciągłemu sprawdzaniu poczty. Zwalcz to poprzez ustalenie czasu na sprawdzanie e-maili.
Włączenie ścisłej zasady „tylko jednorazowego” odczytu e-maili zagwarantuje, że czytasz z większą uwagą i uwagą, i lepiej zachowujesz informacje niż gdy czytasz pobieżnie, a potem zapominasz. Zmniejszysz ryzyko zapomnienia ważnych wiadomości, i oczywiście oszczędzasz czas, nie czytając ponownie e-maili ani nie przewijając skrzynki odbiorczej.
Oddziel emaile do Ciebie od emaili CC i poinformuj o tym swoich współpracowników. Stwórz osobny folder z emailami – do wiadomości i sprawdzaj go kilka razy w tygodniu, podczas gdy folder do Ciebie – kilka razy dziennie. Upewnij się, że e-maile od szefa trafiają do twojej skrzynki odbiorczej, a nie do skrzynki odbiorczej DW.
Upadłość e-mailowa. Nie pozwól, aby psychiczny ciężar 1000 nieprzeczytanych e-maili przyprawił Cię o ból głowy. Śmiało, ogłoś bankructwo e-mailowe – już jesteś zadłużony.
Reaguj szybko. Bycie responsywnym tworzy pętlę pozytywnej komunikacji zwrotnej, dzięki której Twój zespół i współpracownicy będą bardziej skłonni włączać Cię w ważne dyskusje i decyzje. Te odpowiedzi mogą być dość krótkie, np. „rozumiem”. A kiedy masz pewność, że potrafisz szybko zareagować, możesz dokładnie powiedzieć współpracownikom, co oznacza brak odpowiedzi, np. „zrozumiałem i kontynuuj”. Bo inaczej brak odpowiedzi zinterpretują jako wiadomość: „Jestem przytłoczony i nie wiem, kiedy i czy dostanę się do Twojej sprawy, więc jeśli potrzebujesz mojej opinii, będziesz musiał jeszcze trochę poczekać. Poza tym nie lubię cię”. To fajna sugestia Erica Schmidta, b. wiceprezesa Google.
Obsługuj e-maile w kolejności LIFO (ostatnie przyszło, pierwsze wyszło).
Podczas pisania e-maila liczy się każde słowo, a bezużyteczna proza nie. Jeśli opisujesz problem, zdefiniuj go jasno. Większość e-maili jest pełna rzeczy, które można pominąć.
A ponadto po prostu warto dobrze poznać program pocztowy, którym się posługujemy, zrezygnować z ustawień domyślnych, natomiast dostosować go do swojego trybu pracy i upodobań wizualnych.

Iwona D. Bartczak