10 zasad szybkiego ograniczania wydatków na IT
W niepewnym i napiętym środowisku gospodarczym, w jakim się znajdujemy od wielu miesięcy, szefowie IT są w dość schizofrenicznej sytuacji. Z jednej strony, nagle stali się dysponentami kluczowej technologii, które pozwala organizacji funkcjonować, więc ich siła przetargowa się ogromnie zwiększyła. Ale z drugiej strony, ich organizacje często stanęły przed wyzwaniem natychmiastowej oszczędności kosztów, w tym kosztów IT. Stojąc przed wyzwaniem, CIO muszą określić, jak podejść do cięcia kosztów w najmniej szkodliwy sposób dla średnio- i długoterminowej kondycji firmy, oraz jak wyznaczyć absolutnie niezbędne nowe wdrożenia i modernizacje, aby organizacja przetrwała ten trudny czas.
Na tym rysunku są owe osiągnięcia CIO, które uzyskali aktualnie, a o które bezskutecznie bili się całe lata:
A jak podejść do redukcji wydatków? Tutaj niektóre reguły są ponadczasowe.
10 zasad szybkiego ograniczania wydatków na IT
- Nastaw się na efekt szybko, nie za rok. Wyeliminuj, zmniejsz lub wstrzymaj wydatki, które będą miały wpływ za jeden, trzy czy sześć miesięcy, a nie za lata. Przykładowo są to wydatki ponoszone co miesiąc lub co kwartał, a nie raz w roku.
- Zmniejszaj, nie zamrażaj. Należy skoncentrować się na kosztach, które można naprawdę zmniejszyć lub całkowicie wyeliminować, a nie tylko zamrozić na bieżący okres, aby ponownie pojawiły później.
- Odzyskuj gotówkę. Nie skupiaj się na księgowaniu bezgotówkowym, takim jak redukcja amortyzacji. Oszczędności na kosztach SaaS lub infrastruktury jako usługi (IaaS) mają rzeczywisty wpływ na gotówkę, w przeciwieństwie do ograniczania lokalnych licencji na oprogramowanie lub posiadanych zasobów, takich jak sprzęt. Opcje sprzedaży i leasingu zwrotnego mogą również przynieść rzeczywiste oszczędności gotówkowe.
- Celuj w zaplanowane, ale niewydane. O ile nie można odzyskać płatności (lub zobowiązań) lub zwrotów przedpłat, to masz wpływ na płatności jeszcze niezrealizowane lub niezatwierdzone. Jak najbardziej jest pożądana ocena umów/zobowiązań pod kątem klauzul renegocjacyjnych/wypowiedzenia.
- Zajmij się całkowitymi kosztami OPEX i CAPEX. Zwykle wydatki operacyjne (opex) są najłatwiejsze do manipulowania, ale wydatki kapitałowe (capex) można również zmniejszyć, szczególnie przed rozpoczęciem płatności/zakupów. Według Gartner, 25% średniego budżetu IT jest wydawane na Capex.
6. Zaplanuj zrobienie tego raz, a dobrze. Z różnych powodów większość organizacji nie idzie wystarczająco głęboko ze zmniejszeniem kosztów za pierwszym razem, więc trzeba to powtarzać, czasem kilka razy. To tworzy destrukcyjny i bezproduktywny cykl niepewności, wysiłku i utraconej produktywności. Tak więc wycinaj lub zmniejszaj „mocno” za pierwszym razem, ale zrób to tylko raz. Jest to szczególnie istotne w obszarze redukcji personelu.
7. Koszty utopione bywają istotne. Powszechnie mówi się, że „koszty utopione są nieistotne”, co sugeruje, że bieżące lub przyszłe wydatki należy rozpatrywać niezależnie od wydatków z przeszłości. W niektórych przypadkach oszczędności z tytuły zatrzymania projektów „w toku” są jednak mniejsze niż korzyści, które mogą i zostaną osiągnięte, jeśli projekt będzie kontyuowany. To może być najtrudniejsze do oceny, ale ślepa zasada cięcia wydatków na projekty może być niebezpieczna.
8. Zajmij się kosztami uznaniowym. Są to np. dodatkowe zdolności lub usługi/produkty, które często mogą stanowić opcję łatwą do zmniejszenia.
9. Bierz pod uwagę zarówno koszty zmienne, jak i stałe. Z W przypadku kosztów stałych skup się na eliminacji. W przypadku kosztów zmiennych należy skupić się zarówno na redukcji, jak i eliminacji
10. Sprawdź konta. Współpracuj z CFO lub partnerem finansowym, aby uzyskać pełny wgląd w szczegółowe informacje na temat poziomu wydatków, w tym rozliczenia międzyokresowe kosztów i przedpłaty.
Poniżej przykład zarządzania redukcją wydatków według Gartner.
W drugiej części artykułu (za tydzień) omówimy ryzyka wiążące się ze zmniejszaniem kosztów IT, a tymczasem zapraszamy na spotkanie 23.03 na temat leasingu IT, który jest ważną opcją zarówno wtedy gdy naszym celem jest polepszenie płynności finansowej, jak i wtedy gdy chodzi o redukcję wydatków. Rejestracja https://businessdialog.pl/wydarzenia/kdfdialog-23032021
Iwona D. Bartczak